Unsere Datenschutzrichtlinie

Wer wir sind

Wir sind die Sutton Housing Society (SHS), ein registrierter Anbieter von Sozialwohnungen. SHS ist eine gemeinnützige Organisation, die gemäß dem Co-operative and Community Benefit Societies Act 2014 (Nr. 16614R) registriert ist. Unser eingetragener Firmensitz ist Pat Shaw House, 13-19 Ventnor Road, Sutton, Surrey, SM2 6AQ.

Weitere Informationen zu SHS finden Sie in unserem 'Über uns' .

Wer erhebt Ihre personenbezogenen Daten

Wir, die Sutton Housing Society, erheben und verwalten selbst personenbezogene Daten.

Wenn Sie Fragen dazu haben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden (und Ihre damit verbundenen Rechte), senden Sie diese bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter hallo@shsoc.org.uk, oder kontaktieren Sie das Büro unter 020 8642 1500.

Alternativ können Sie uns auch an folgende Adresse schreiben:

Wohnungsbaugesellschaft Sutton
Pat Shaw-Haus
13-19 Ventnor-Straße
Sutton, Surrey, SM2AQ

Mit wem teilen wir Ihre Daten?

Wir geben Ihre Daten nur dann weiter, wenn dies für die Bereitstellung einer von Ihnen gewünschten Dienstleistung erforderlich ist.

Wir können Informationen an Auftragnehmer oder Agenturen weitergeben, mit denen wir zusammenarbeiten, wie z. B. lokale Behörden, Sozialdienste und andere soziale Vermieter. Wir werden Informationen auch an relevante Organisationen weitergeben, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Unsere Mitarbeiter haben eingeschränkten Zugriff auf personenbezogene Daten auf „Need-to-Know“-Basis – jedes Mitglied unseres Teams kann nur auf die Informationen zugreifen, die für seine Rolle und Verantwortlichkeiten relevant sind.

Bitte beachten Sie, dass:

• Ihr Name, Ihre Adresse und Ihre Telefonnummer(n) werden an unsere Auftragnehmer weitergegeben, wenn diese Arbeiten an Ihrem Haus durchführen müssen. Dazu können auch vertrauliche Informationen gehören, die unserer Meinung nach für die Bereitstellung dieses Dienstes relevant sind. Wenn der Bewohner beispielsweise Schwierigkeiten beim Gehen hat, weisen wir den Auftragnehmer darauf hin, dass er dem Bewohner genügend Zeit geben muss, um die Haustür zu öffnen.
• Aktuelle oder Weiterleitungsadressen können mit Versorgungsunternehmen und Finanzämtern geteilt werden, um sicherzustellen, dass die Rechnungsdaten korrekt sind.
• Wenn Sie irgendwelche Mietbedingungen nicht erfüllen, können Informationen über Sie an autorisierte Inkassobüros weitergegeben werden, damit diese die Schulden eintreiben können. Dies kann Auswirkungen auf künftige Anträge auf Mietverträge, Kredite und Versicherungen haben.
• Wir können Ihre finanzielle Situation, Mietzahlungen (einschließlich etwaiger Zahlungsrückstände) und etwaige Ansprüche auf Sozialleistungen mit einer externen Schuldnerberatungsstelle, einem Sozialrechtsberater, dem Wohngeldamt, dem Amt für Arbeit und Rente oder dem kommunalen Wohnungsamt besprechen Beratungs- und Obdachlosenpräventionsteam, um sicherzustellen, dass die Leistungen korrekt gezahlt werden.
• Wir können Ihre Kontaktinformationen an Dritte weitergeben, um in unserem Namen Umfragen und Recherchen durchzuführen, damit wir Feedback sammeln und die von uns angebotenen Dienstleistungen verbessern können, z. B. eine Umfrage zur Zufriedenheit der Bewohner. Der Drittanbieter ist an die von uns festgelegten strengen Bedingungen gebunden und wird Ihre Daten nicht an andere Organisationen weitergeben. Sollten Sie sich entscheiden, nicht an den Umfragen teilzunehmen, wird der Drittanbieter Ihre Daten dauerhaft aus seinen Systemen entfernen.
• Wir können Ihre Sozialversicherungsnummer verwenden, um Ihren Universalkreditantrag zu überprüfen und diese Zahlungen zu verwalten. Wir können auch Ihre Sozialversicherungsnummer weitergeben, um betrügerische Miet- und Kaufrechtsanträge zu verhindern und zu untersuchen.

Sofern dies nicht gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig ist, werden wir die in unserem Besitz befindlichen Informationen ohne vorherige und entsprechende Zustimmung nicht weitergeben, verkaufen oder verteilen.

CORE-Datenschutzerklärung für Mieter von Sozialwohnungen

Die Sutton Housing Society arbeitet wie andere Anbieter sozialer Mietwohnungen mit der Regierung zusammen, um sicherzustellen, dass Daten auf nationaler Ebene gesammelt werden, um die künftige Wohnungsversorgung und Entscheidungsfindung zu unterstützen. Dies erreichen wir, indem wir die CORE-Daten für jeden neuen Mieter unserer Wohnung ausfüllen. Diese werden dann in anonymisierter Form an CORE zurückgegeben.

Neue Mieter unserer Wohnungen erhalten im Rahmen ihres Anmeldeverfahrens eine Kopie der neuen Datenschutzerklärung von CORE. CORE hat außerdem eine Datenschutzerklärung mit Informationen für bestehende Mieter erstellt (siehe unten), über die wir Sie informieren möchten:

Kontinuierliche Aufzeichnung von Vermietungen und Verkäufen von Sozialwohnungen (CORE) Datenschutzhinweis

Wenn Ihr Haushalt nach 1989 ein neues Sozialwohnungsmietverhältnis eingegangen wäre, hätten die Sozialwohnungsanbieter Ihre persönlichen Daten zu Forschungs- und Statistikzwecken an die Regierung weitergegeben. Diese Informationen werden über CORE (COntinuous REcording) bereitgestellt.

Wie diese Informationen bereitgestellt werden

CORE wurde 1989 gegründet und erfasste zunächst nur Daten von privaten registrierten Anbietern, seit 2004 werden aber auch Daten von kommunalen Vermietungen erfasst. Es sammelt Informationen zu Mietern/Käufern, Vermietung/Verkauf und der Wohnung selbst. Seit Oktober 2015 ist das Ministerium für Wohnungsbaugemeinschaften und Kommunalverwaltung (MHCLG) für die Verwaltung von CORE verantwortlich.

Warum diese Informationen geteilt werden

Über CORE gesammelte Informationen können an andere Regierungsabteilungen und -behörden weitergegeben werden, beispielsweise an die Greater London Authority oder die Homes and Communities Agency. CORE-Datenanbieter können über das CORE-System auch auf Daten für ihre Organisationen zugreifen. Die Weitergabe der Daten erfolgt ausschließlich zu Forschungs- und Statistikzwecken.

Wie sich das auf Mieter von Sozialwohnungen auswirkt

Ihre Vorteile, Dienstleistungen oder Behandlungen, die Sie erhalten, werden dadurch nicht beeinträchtigt. Die weitergegebenen Informationen sind anonym und werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen sorgfältig behandelt. Wir sammeln und teilen Ihre Informationen, um uns zu helfen, den Markt für sozialen Wohnungsbau besser zu verstehen und die Politik für sozialen Wohnungsbau zu informieren.

Zusätzliche Informationen

CORE-Daten werden im Auftrag des Ministeriums für Wohnungswesen, Gemeinden und Kommunalverwaltung (MHCLG) ausschließlich zu Forschungs- und Statistikzwecken erhoben. Datenanbieter benötigen zur Bereitstellung der Informationen nicht die Einwilligung der Mieter, Mieter haben jedoch das Recht zu erfahren, wie und zu welchem ​​Zweck Ihre Daten erhoben, gespeichert und genutzt werden. Die Verarbeitung muss auf einer rechtmäßigen Grundlage beruhen, was in diesem Fall darin besteht, dass die Verarbeitung erfolgt notwendig für die Erfüllung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse zur Erfüllung einer Funktion der Krone, eines Kronministers oder einer Regierungsbehörde.

Sie haben das Recht auf Widerspruch und Sie haben das Recht, eine Bestätigung zu erhalten, dass Ihre Daten verarbeitet werden, und auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen. Sie haben außerdem das Recht, unrichtige personenbezogene Daten berichtigen zu lassen.

Die über CORE gesammelten Informationen beziehen sich auf Ihr Mietverhältnis, die Wohnung, in der Sie wohnen oder kaufen, und Ihren Haushalt. Einige der Informationen wurden möglicherweise von Ihnen als Mieter bei der Unterzeichnung des neuen Mietvertrags oder beim Kauf Ihrer Immobilie bereitgestellt. Weitere Informationen stammen aus den Wohnungsverwaltungssystemen der Sozialwohnungsanbieter. Die erhobenen Daten werden so lange gespeichert, wie es für Forschungs- und Statistikzwecke erforderlich ist. Wenn Daten nicht mehr benötigt werden, werden sie auf sichere Weise vernichtet.

Wir sind uns bewusst, dass einige der erfassten Daten besonders sensibel sind, darunter: ethnische Gruppe; frühere Krankenhaus- oder Gefängnisaufenthalte / genehmigte Unterstützung im Bewährungsheim; wenn der Haushalt das letzte Zuhause verlassen hat, weil er aus dem Gefängnis/Langzeitkrankenhaus/einer anderen Einrichtung entlassen wurde; oder wenn die Quelle der Überweisung eine Bewährungshilfe/ein Gefängnis, ein Team für jugendliche Straftäter, ein kommunales Team für psychische Gesundheit oder ein Gesundheitsdienst ist. Bitte seien Sie versichert, dass alle über CORE gesammelten Informationen in Übereinstimmung mit allen relevanten Datenschutzanforderungen und -richtlinien behandelt werden.

Die Daten werden von MHCLG jährlich in aggregierter Form als Teil eines Berichts und ergänzender Tabellen veröffentlicht.

Um auf die jährlichen Veröffentlichungen zum Thema Vermietung zuzugreifen, klicken Sie bitte hier Besuchen Sie die Seite für Sozialwohnungsvermietungen von Gov.UK.

Bitte sehen Sie sich die Veröffentlichungen zum Thema Verkauf an Besuchen Sie die Verkaufsseite für Sozialwohnungen von Gov.UK.

CORE-Daten werden ausschließlich zu Forschungs- und Statistikzwecken an andere öffentliche Stellen weitergegeben. Beispielsweise werden Daten an die Homes and Communities Agency und die Greater London Authority weitergegeben, damit diese ihre Rolle bei der Bereitstellung angemessener Sozialwohnungen wahrnehmen können. Die Daten auf Detailebene werden anonymisiert und geschützt, um das Risiko einer Identifizierung zu minimieren, und zu Forschungszwecken im UK Data Archive hinterlegt.

Wenn Sie mit irgendeinem Aspekt dieser CORE-Datenschutzerklärung oder der Art und Weise, wie Ihre persönlichen Daten verarbeitet werden, unzufrieden sind, wenden Sie sich bitte an uns Wenden Sie sich an den MHCLG-Datenschutzbeauftragten. Wenn Sie immer noch nicht zufrieden sind, haben Sie das Recht dazu eine Beschwerde beim Information Commissioner's Office (ICO) einreichen.

Wann und wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben

Wir sammeln Informationen auf verschiedene Weise, hauptsächlich durch physische Formulare, die von unseren Kunden (oder in deren Namen) ausgefüllt werden, aber auch über Formulare, die auf unserer Website ausgefüllt werden, und Informationen, die uns über die Resident App, in sozialen Medien, in Anfragen gesendet werden wir erhalten, und durch unsere Vertragspartner.

Unsere tägliche Arbeit beinhaltet regelmäßigen, kontinuierlichen Kontakt und Korrespondenz mit unseren Bewohnern sowie mit gesetzlichen und nicht gesetzlichen Organisationen, die diesen Bewohnern und ihren Familien Unterstützungsdienste, Unterstützung und Pflege anbieten, sowie mit Personen, die mit unseren Bewohnern in Verbindung stehen, wie z als Familie, Freunde, Fürsprecher und Nachbarn.

Wenn uns personenbezogene Daten über Familienmitglieder oder Mitarbeiter eines Bewohners zur Verfügung gestellt werden, gehen wir davon aus, dass dies mit deren Wissen und Zustimmung erfolgt.

Wir werden die von uns gesammelten Informationen verwenden und analysieren, damit wir unsere Dienste unterstützen, verbessern und weiterentwickeln können.

Es ist wichtig, dass Sie uns so schnell wie möglich über Änderungen Ihrer personenbezogenen Daten informieren, damit wir Sie problemlos kontaktieren und sicherstellen können, dass unsere Aufzeichnungen korrekt sind. Von Zeit zu Zeit können wir Sie kontaktieren, um die gespeicherten Informationen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt und angemessen sind.

Wenn Sie es sich anders überlegen, kontaktiert zu werden, nachdem Sie uns Ihre Kontaktinformationen zur Verfügung gestellt haben, bitte lassen Sie es uns wissen.

Bewerber- und Bewohner- (oder Mieter-) Daten

Wir erfassen und speichern personenbezogene Daten über aktuelle, ehemalige und potenzielle Bewohner (oder Mieter), die in unseren Immobilien leben oder auf unseren Support und andere Dienstleistungen zugreifen. Dies kann Informationen über ihre Familienmitglieder und mit ihnen verbundene Personen umfassen.

Wir speichern diese personenbezogenen Daten ab dem Zeitpunkt der Aufnahme eines Bewerbers in unsere Wohnwarteliste, für die Zeit, in der er bei uns wohnt, und für mindestens ein Jahr nach Beendigung des Mietverhältnisses.

Alle Mietunterlagen werden für ein Jahr nach Beendigung des Mietverhältnisses aufbewahrt. Aufzeichnungen über Mietverhältnisse, die mit einer Schuld von 50 £ oder mehr enden, werden fünf Jahre lang aufbewahrt.

Anrufe

Wir zeichnen keine Telefonanrufe zu oder von unserer Zentrale auf, jedoch zeichnet unser Telecare-Alarm- und Kontaktpartner außerhalb der Geschäftszeiten Anrufe auf, um Ihre Sicherheit und Sicherheit zu gewährleisten und für deren Mitarbeiterschulung. SHS wird Sie immer nur bitten, diese Aufzeichnungen anzuhören, wenn Sie sich über die Art und Weise beschweren, wie Ihr Anruf bearbeitet wurde, wenn Mitarbeiter nicht klar sind, was gesagt wurde, und wir anderweitig keine Klarheit schaffen können, und zu Schulungszwecken des Personals.

Mailing-Listen

Wir führen eine Mailingliste für Einwohner, die damit einverstanden sind, Informationen und Aktualisierungen in einem digitalen Format zu erhalten. Unsere Mailingliste steht Nichtansässigen nicht zur Verfügung, außer denen, von denen wir wissen, dass sie sich für einen unserer Einwohner einsetzen.

Bewohnerinnen und Bewohner können sich jederzeit vom Verteiler abmelden Kontaktieren Sie uns.

Medieninhalt

Wenn Sie uns Bilder oder andere Medien entweder über die Website oder auf andere Weise zur Verfügung stellen, erfassen wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten.

Indem Sie Medien an uns senden, stimmen Sie deren Verwendung auf unserer Website, in unseren Newslettern und anderen Veröffentlichungen sowie für andere Werbezwecke zu.

(Bei der Bereitstellung von Medien sollten Sie es vermeiden, Bilder mit eingebetteten Standortdaten bereitzustellen, da Besucher der Website potenziell Standortdaten aus diesen Bildern herunterladen und extrahieren können.)

Umfragen, Interviews und Veranstaltungen

Wenn Sie an einer SHS-bezogenen Umfrage, einem Interview oder einer Veranstaltung oder Aktivität zum Engagement von Bewohnern oder Gemeinden teilnehmen, können wir die folgenden personenbezogenen Daten erfassen:

• Ihr Name und Ihre Kontaktdaten;
• Informationen über dich;
• Deine meinungen; Und
• Informationen über Ihre Aktivitäten in Bezug auf die von uns angebotenen Dienstleistungen.

Website-Analyse

Wir können Drittanbieter einsetzen, um Informationen über Ihre Nutzung unserer Website zu sammeln, um zu überwachen und zu analysieren, wie unsere Website verwendet wird. Diese Informationen sind anonym und enthalten nichts, mit dem Sie persönlich identifiziert werden können.

Cookies und Inhalte von Drittanbietern

Wir verwenden Cookies, um Informationen darüber zu sammeln, wie Sie unsere Website durchsuchen und nutzen, welche Seiten Sie besuchen, wie Sie die Website betreten und wo Sie sie verlassen haben.

Diese Daten sind anonym und nicht personenbezogen. Es hilft uns, Ihre Website-Erfahrung zu verbessern, indem Seiten identifiziert werden, auf denen möglicherweise mehr Besucher die Website verlassen oder auf denen Besucher möglicherweise Schwierigkeiten haben, die erforderlichen Informationen zu finden.

Weitere Informationen über Cookies und wie wir sie verwenden, finden Sie unter unsere Cookie-Richtlinie.

Eingebettete Inhalte von anderen Websites

Einige Artikel auf dieser Website können eingebettete Inhalte Dritter enthalten (z. B. Videos, Bilder, Artikel usw.). Dieser Inhalt stammt von anderen Websites, und diese Websites können Daten über Sie sammeln und Cookies verwenden, um zusätzliches Tracking von Drittanbietern einzubetten, um Ihre Interaktion mit diesem eingebetteten Inhalt zu überwachen, einschließlich der Verfolgung Ihrer Interaktion mit dem eingebetteten Inhalt, wenn Sie ein Konto haben und angemeldet sind auf dieser Website.

Unsere Cookie-Steuerelemente helfen zu verhindern, dass eingebettete Inhalte ohne Ihre Zustimmung geladen werden, wenn sie auf Cookies angewiesen sind.

Wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten

In Bezug auf die Ansässigkeit

Wenn Sie sich als Bewohner (Mieter) bei uns bewerben, bitten wir Sie, ein Formular auszufüllen, damit wir Ihren Wohnbedarf einschätzen können. Diese Informationen sind obligatorisch, und wir haben einen legitimen Zweck, um die Informationen anzufordern.

Um uns bei der Beurteilung Ihres Antrags zu helfen, können wir Referenzen von anderen Wohnungsanbietern oder privaten Vermietern, Ihrem Hypothekengeber (wenn Sie ein Eigenheim besitzen oder besessen haben), der Polizei, der Bewährungshilfe, Hilfskräften, Sozialarbeitern, Psychiatern einholen und Kreditauskunfteien.

Als SHS-Bewohner (Mieter) benötigen wir außerdem Ihre Bankdaten zusammen mit allen Sozialleistungs- und Gemeindesteuerinformationen. Diese Informationen sind obligatorisch, und wir haben einen legitimen Grund, die Informationen anzufordern, damit wir Mietzahlungen einziehen können.

Sobald Sie SHS-Bewohner (Mieter) werden, wird Ihr Wohnungsantragsformular in Ihrer gescannten Mietdatei gespeichert und elektronisch gespeichert. Während Ihres Mietverhältnisses verwenden wir Ihre Kontaktdaten, um Ihnen Informationen zuzusenden, die wir Ihnen ausstellen müssen, wie z. B. Mietabrechnungen.

In Bezug auf die Beantwortung Ihrer Anfragen

Wir werden Informationen über Sie sammeln, wenn Sie uns kontaktieren oder unsere Dienste nutzen, und wir werden Details über alle nachfolgenden Aktionen aufzeichnen. Zum Beispiel speichern wir Details zu Reparaturen und Feedback von unseren Auftragnehmern zu ihren Terminen, damit wir dokumentieren können, was passiert ist, und wir erfassen Anfragen zu Versetzungen und die bereitgestellten Ratschläge/Informationen.

Wir speichern Daten über Sie und Ihre Anfrage für maximal fünf Jahre nach der Anfrage oder nach Ihrem Mietverhältnis, wenn Sie ansässig sind. Dies soll uns dabei helfen, in Zukunft effektiver auf weitere Anfragen Ihrerseits zu reagieren.

Diese Verarbeitung wird berücksichtigt erforderlich für die berechtigten Interessen von SHS, dh die Bereitstellung von Informationen zur Verbesserung des Verständnisses der von uns angebotenen Dienstleistungen.

Wir können auch eine Analyse der erhaltenen Anfragen durchführen, einschließlich der Verknüpfung zwischen Anfragen und den von uns erstellten Inhalten. Wir tun dies, um die Qualität und Relevanz unserer Kommunikation zu verbessern und unser Engagement mit bestimmten Gruppen im Rahmen unserer Arbeit zur Sensibilisierung für unsere Organisation zu verstärken.

Wenn wir diese Analyse durchführen, entfernen wir Ihre personenbezogenen Daten – einschließlich Ihres Namens und Ihrer Kontaktinformationen – und konzentrieren uns auf die Art Ihrer Anfrage und alle Details, die Sie möglicherweise zu den von Ihnen gewünschten Dienstleistungen und Ihrem allgemeinen geografischen Standort gemacht haben. Die Analyse bezieht sich nicht auf Sie als Person: Wir verwenden die Informationen nicht, um Sie als Person zu identifizieren, und die Analyse wird nicht auf Sie als Person zurückgeführt.

Diese Verarbeitung wird berücksichtigt erforderlich für berechtigte Interessen von SHS und die zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich sind, dh Sensibilisierung für unsere Organisation und das, was wir tun, und Weitergabe von Wissen, das für die Öffentlichkeit von Interesse ist.

In Bezug auf Medieninhalte, die Sie uns möglicherweise senden

Die von uns verarbeiteten Daten sollten von Ihnen bereitgestellt werden, wenn Sie Medieninhalte mit uns teilen. Es enthält Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten. Diese Daten werden von SHS-Mitarbeitern verwendet, um Sie in Bezug auf die eingereichten Inhalte und deren Verwendung zu kontaktieren.

Mit Ihrer Erlaubnis dürfen wir Ihre Inhalte auf unserer Website und/oder anderen Veröffentlichungen mit einer vereinbarten öffentlichen Nennung, wie z. B. Ihrem Namen, verwenden. Wir können auch die Medieninhalte und die damit verbundenen Urheberrechtsinformationen an unsere Partnerorganisationen weitergeben.

Wir werden Ihre Daten und Ihre Einreichung maximal fünf Jahre nach Ende des Mietverhältnisses aufbewahren. Auf diese Weise können wir angemessene Aufzeichnungen über Urheberrechte und Nutzungsvereinbarungen führen.

Diese Verarbeitung ist basierend auf Ihrer Zustimmung. Das bedeutet, dass Sie zugestimmt haben, dass wir Ihre Daten für diesen speziellen Zweck verwenden dürfen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Wenn Sie um eine Einwilligung gebeten werden, werden Ihnen auch Einzelheiten dazu mitgeteilt, wie Sie Ihre Einwilligung widerrufen können.

In Bezug auf Umfragen, Interviews, Veranstaltungen und Aktivitäten, an denen Sie teilnehmen können

Die von uns verarbeiteten Daten werden von Ihnen bereitgestellt, wenn Sie an einem Interview, einer Umfrage, einer Veranstaltung oder einer Aktivität teilnehmen. Sie enthalten normalerweise Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten sowie möglicherweise Ihre Ansichten und Meinungen zu bestimmten Themen im Zusammenhang mit SHS und den von uns angebotenen Dienstleistungen. Mit Ihrer Erlaubnis können Ihre Kontaktdaten von unserem Team verwendet werden, um Sie in Bezug auf das Interview, die Umfrage, die Veranstaltung oder die Aktivität zu kontaktieren, und wir können Ihre Ansichten, Meinungen und andere Antworten im Rahmen unserer Forschung und Entwicklung analysieren.

Mit Ihrer Erlaubnis können wir Ihre Umfrage-, Interview-, Veranstaltungs- oder Aktivitätsantworten und/oder Eingaben oder unsere Analyse davon in von uns erstellte Veröffentlichungen aufnehmen. Diese Veröffentlichungen sind in der Regel öffentlich zugänglich und können bei bestimmten Veranstaltungen herangezogen werden. Mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung können wir Ihnen in unseren Berichten Zitate zuordnen, aber ansonsten werden wir Ihre Daten und Meinungen anonymisieren.

Wir geben möglicherweise Audioaufzeichnungen von Interviews an einen externen Transkriptionsdienst weiter, um eine Abschrift des Interviews zu erstellen. Dieser Dritte wird seine eigenen Datenverarbeitungsverfahren im Rahmen seines Vertrags mit uns befolgen und die Daten nicht für andere Zwecke verwenden.

Wir können Fotos bei Veranstaltungen und Aktivitäten machen, die wir organisieren, und diese Bilder können auf unserer Website, in unseren Broschüren und anderem Werbematerial (wie Newslettern) verwendet werden, und wir können sie an die Medien zur Veröffentlichung in lokalen Zeitungen übermitteln. Wenn Sie SHS-Bewohner (Mieter) werden, erhalten Sie ein Formular zum Unterschreiben, um anzugeben, ob Sie gerne in diese Fotos aufgenommen werden möchten. Sie haben immer die Möglichkeit, bei unseren Veranstaltungen nicht in Fotos aufgenommen zu werden. Auf Gruppenaufnahmen werden Sie hingewiesen, Einzelaufnahmen nur mit Ihrer Zustimmung.

Diese Verarbeitung ist basierend auf Ihrer Zustimmung. Das bedeutet, dass Sie zugestimmt haben, dass wir Ihre Daten für diesen speziellen Zweck verwenden dürfen. Sie können Ihre Einwilligung bis zu zwei Wochen nach Abschluss einer Umfrage oder Teilnahme an einem Interview widerrufen. Wenn Sie um Ihre Einwilligung gebeten werden, erhalten Sie auch Einzelheiten darüber, wie Sie Ihre Einwilligung widerrufen können, in der Regel, indem Sie uns kontaktieren.

Wie wir Ihre Daten speichern

Daten im Zusammenhang mit Ihren Anfragen an uns und unseren Antworten sowie Daten im Zusammenhang mit den anderen oben beschriebenen Aktivitäten werden mit verschiedenen Methoden erfasst und in unseren IT-Wohnungsverwaltungssystemen, in elektronischen Datenbanken oder anderen von unserem Team verwalteten Archivierungseinrichtungen gespeichert.

Wenn Sie zustimmen, mit weiteren Informationen über unsere Organisation und die von uns angebotenen Dienstleistungen kontaktiert zu werden, und wenn Sie zustimmen, in unsere Mailingliste aufgenommen zu werden, werden Ihre Kontaktdaten und Informationen über Ihre Interessen in unseren IT-Systemen und unserem externen Mailing gespeichert System.

Im Allgemeinen sind wir bestrebt, Ihre personenbezogenen Daten nur so lange aufzubewahren, wie es für die oben beschriebenen Zwecke der Verarbeitung und für sekundäre Zwecke wie Audit-, behördliche und gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Unsere Auftragnehmer werden alle personenbezogenen Daten, die sie haben, am Ende ihres Vertrags mit uns löschen.

Was passiert, wenn Sie bestimmte Daten nicht angeben

Wenn Sie sich dafür entscheiden, keine der oben beschriebenen Daten bereitzustellen, können wir Sie nicht in Bezug auf die damit verbundenen Aktivitäten kontaktieren. Das beinhaltet:

• Wir können Sie nicht bezüglich unserer Dienstleistungen kontaktieren oder Sie zu Veranstaltungen einladen oder an Umfragen oder Interviews teilnehmen.
• Wir können Ihre Medieninhalte nicht verwenden.
• Wir können Ihre Erfahrungen, Ansichten und Meinungen nicht in unsere Forschung und Entwicklung einbeziehen oder berücksichtigen.

Einsatz automatisierter Entscheidungsfindung oder Profiling

Die von Ihnen angegebenen Daten werden nicht automatisiert verarbeitet, wobei entweder Entscheidungen über Ihre Daten ohne menschliches Zutun getroffen werden oder ein Profil erstellt wird, das auf der Auswertung bestimmter Dinge über Sie basiert.

Übermittlung Ihrer Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)

Datenschutzgesetze schränken unsere Fähigkeit ein, personenbezogene Daten in Länder außerhalb des EWR (die Länder, die dem EU-Datenschutzregime oder sehr ähnlichen Datenschutzgesetzen unterliegen) zu übermitteln. Dies soll dazu beitragen, dass für Ihre Daten in allen Verarbeitungsstufen ein einheitliches Datenschutzniveau gilt und Sie durch die Übermittlung Ihrer Daten keinen zusätzlichen Datenschutzrisiken ausgesetzt sind. Datenübertragungen außerhalb des Vereinigten Königreichs und des EWR sind nur unter bestimmten Umständen zulässig.

Wir haben oben einige Informationen zu bestimmten Situationen gegeben, in denen Ihre personenbezogenen Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs und des EWR übertragen werden oder werden können. Abgesehen von diesen Situationen kann es unter folgenden Umständen zu einer Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb des Vereinigten Königreichs und des EWR kommen:

• Wenn wir ein Cloud-basiertes IT-System verwenden, um Ihre Daten zu speichern, z. B. für Transkriptions- und Mailinglistendienste von Drittanbietern, und die Daten in der Cloud auf Servern außerhalb des Vereinigten Königreichs und des EWR gespeichert werden. Unter diesen Umständen schützen wir Ihre Daten, indem wir angemessene Überprüfungen der vom Cloud-Anbieter und/oder Dritten angebotenen Sicherheitsniveaus durchführen und mit ihnen einen Vertrag abschließen, der Schutzmaßnahmen der gleichen Art und des gleichen Niveaus anwendet, die von den Datenschutzgesetzen im Vereinigten Königreich gefordert werden und der EWR.
• Wenn Sie außerhalb des Vereinigten Königreichs und des EWR ansässig sind und wir Ihnen E-Mails oder andere Mitteilungen als Teil einer direkten Antwort auf eine von Ihnen erhaltene Mitteilung oder zur Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen senden müssen. Unter diesen Umständen besagen die Datenschutzgesetze, dass eine Übertragung mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung zulässig ist.

Ihre Rechte und wie Sie sie ausüben können

Gemäß den Datenschutzgesetzen haben Sie mehrere Rechte in Bezug auf unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht: Bevor wir Ihre Daten erheben, haben Sie das Recht zu erfahren, wie und zu welchen Zwecken sie erhoben, verarbeitet und gespeichert werden.
• Zugriffsrecht: Nachdem wir Ihre Daten erhoben haben, haben Sie das Recht, Zugang zu den personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir über Sie gespeichert haben, und Informationen darüber anzufordern, wie wir sie verarbeiten und speichern und zu welchen Zwecken.
• Recht auf Berichtigung/Berichtigung: Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten zu ergänzen oder zu berichtigen und sie löschen oder sperren zu lassen, wann immer Sie dies wünschen.
• Recht auf Löschung (Vergessenwerden): Wenn Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten geben, haben Sie das Recht, diese Einwilligung zu widerrufen und Ihre personenbezogenen Daten dauerhaft aus unseren Systemen und Dateien löschen zu lassen, es sei denn, wir haben einen berechtigten Grund, diese Daten zu speichern.
• Recht auf Übertragung Ihrer Daten (Portabilität): Wenn wir Daten verarbeiten, die Sie uns bereitgestellt haben, auf der Grundlage Ihrer Einwilligung oder soweit dies für die Erfüllung eines Vertrags zwischen uns erforderlich ist, haben Sie das Recht, uns zu bitten, Ihnen oder einem anderen Verantwortlichen Ihre Daten in einem geeigneten Format bereitzustellen a sicherer Weg. Soweit technisch möglich, umfasst dies auch das Recht, die Daten ohne Ihr Zutun direkt von einem Verantwortlichen an einen anderen übertragen zu lassen.
• Einspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, und wir müssen Ihrem Widerspruch nachkommen, es sei denn, es liegen berechtigte Gründe für die Verarbeitung vor.
• Recht, die Verarbeitung einzuschränken: Sie können die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken, und wir müssen alle von Ihnen vorgenommenen Einschränkungen einhalten, es sei denn, es gibt berechtigte Gründe für die Verarbeitung.
• Recht, nicht der automatisierten Entscheidungsfindung und dem Profiling unterworfen zu werden: Sie haben das Recht zu verhindern, dass Ihre Daten verwendet werden, um eine Entscheidung über Sie zu treffen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, einschließlich Profiling, basiert.

Weitere Informationen zu Ihren Rechten finden Sie unter Büro des Informationskommissars (ICO) Seite zu individuellen Rechten.

Die meisten dieser Rechte unterliegen einigen Ausnahmen oder Befreiungen, abhängig von den Zwecken, für die Daten verarbeitet werden. Beispielsweise müssen wir bestimmte Aufzeichnungen führen, damit wir Ihnen die Dienstleistungen anbieten können, die Sie genießen, und um die Anforderungen unserer Wohnungsaufsichtsbehörde zu erfüllen.

Das Information Commissioner's Office (ICO) weist auch darauf hin, dass Einzelpersonen das Recht haben, personenbezogene Daten löschen zu lassen und die Verarbeitung unter bestimmten Umständen zu verhindern:

• Wenn die personenbezogenen Daten für den Zweck, für den sie ursprünglich erhoben/verarbeitet wurden, nicht mehr erforderlich sind.
• Wenn die Person ihre Einwilligung widerruft.
• Wenn die betroffene Person der Verarbeitung widerspricht und kein überwiegendes berechtigtes Interesse an der Fortsetzung der Verarbeitung besteht.
• Wenn die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden (z. B. anderweitig unter Verstoß gegen die DSGVO).
• Wenn die personenbezogenen Daten gelöscht werden müssen, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen.

Wir können die Löschung der Daten unter bestimmten Umständen verweigern:

• Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe oder Ausübung öffentlicher Gewalt.
• Für Zwecke der öffentlichen Gesundheit im öffentlichen Interesse.
• Für im öffentlichen Interesse liegende Archivierungszwecke, wissenschaftliche Forschung, historische Forschung oder statistische Zwecke.
• Zur Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich unserer Verarbeitung Ihrer Daten haben oder wenn Sie eines Ihrer oben beschriebenen Rechte ausüben möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten unter hallo@shsoc.org.uk, oder kontaktieren Sie das Büro unter 020 8642 1500.

Antrag auf Betreff-Zugriff

Wenn Sie eine formelle Anfrage in Bezug auf die personenbezogenen Daten stellen möchten, die wir über Sie gespeichert haben, gibt es dafür ein Verfahren gemäß dem Data Protection Act 2018, das als Subject Access Request (SAR) bekannt ist.

Bitte beachten Sie bei der Einreichung einer SAR:

• Das Auskunftsrecht nach dem Datenschutzgesetz 2018 ist individuell – wir können keine gemeinsamen Anfragen bearbeiten.
• Sie können uns Ihre Anfrage schriftlich zukommen lassen und wir stellen Ihnen bei Bedarf ein SAR-Formular zum Ausfüllen zur Verfügung. Bitte senden Sie Ihre Anfrage an: Datenverantwortlicher, Pat Shaw House, 13-19 Ventnor Road, Sutton, SM2 6AQ.
• Wir benötigen einen Identitäts- und Adressnachweis, den wir Ihnen bestätigen, wenn wir Ihre Anfrage erhalten.
• Wenn wir Ihre Anfrage erhalten und Ihre Identität zu unserer Zufriedenheit bestätigt haben, werden wir innerhalb eines Kalendermonats antworten und Ihre Informationen bereitstellen.

Einhaltung der Datenschutzgesetze

Wir sind stets bestrebt, Ihre Bedenken bezüglich unserer Verarbeitung und Anfragen zur Ausübung der oben genannten Rechte klar und vollständig zu beantworten. Wir werden Informationen weitergeben, wenn dies erforderlich ist, um unsere gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Wenn wir das Datenschutzgesetz 2018 nicht einhalten und Ihnen dadurch ein Schaden entsteht, haben Sie das Recht, Schadensersatz zu verlangen.

Wenn Sie Bedenken hinsichtlich unserer Datenverarbeitung haben oder der Meinung sind, dass wir die Datenschutzgesetze nicht eingehalten haben, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, die im Vereinigten Königreich die ist Büro des Informationskommissars (ICO).

Änderungen unserer Datenschutzerklärung

Wir können diese Richtlinie von Zeit zu Zeit ändern, um Änderungen unserer Arbeitsweise oder Änderungen der Datenschutzgesetzgebung widerzuspiegeln. Wir werden uns bemühen, Sie auf alle wesentlichen Änderungen aufmerksam zu machen; Wir empfehlen Ihnen jedoch, diese Richtlinie nach Möglichkeit zu lesen, um sicherzustellen, dass Sie auf dem Laufenden bleiben.

Diese Bedingungen wurden zuletzt am 28. Februar 2024 aktualisiert.