Notre politique de confidentialité

Qui nous sommes

Nous sommes Sutton Housing Society (SHS), un fournisseur enregistré de logements sociaux. SHS est une organisation caritative enregistrée en vertu de la loi de 2014 sur les coopératives et les sociétés de secours communautaires (n° 16614R). Notre siège social est Pat Shaw House, 13-19 Ventnor Road, Sutton, Surrey, SM2 6AQ.

Plus d’informations sur SHS peuvent être trouvées dans notre 'À propos de nous' .

Qui collecte vos données personnelles

Nous, Sutton Housing Society, collectons et gérons nous-mêmes les données personnelles.

Si vous avez des questions sur la manière dont nous utilisons vos données personnelles (et vos droits associés), veuillez les envoyer à notre responsable de la protection des données à bonjour@shsoc.org.uk, ou en contactant le bureau au 020 8642 1500.

Alternativement, vous pouvez nous écrire à l'adresse ci-dessous :

Société d'habitation de Sutton
Maison Pat Shaw
13-19, chemin Ventnor
Sutton, Surrey, SM2 6AQ

Avec qui partageons-nous vos données?

Nous ne partageons vos informations que lorsque cela est nécessaire à la fourniture d'un service dont vous avez besoin.

Nous pouvons partager des informations avec des sous-traitants ou des agences avec lesquels nous travaillons, tels que les autorités locales, les services sociaux et d'autres bailleurs sociaux. Nous divulguerons également des informations aux organisations concernées lorsque la loi l'exige.

Notre personnel a un accès restreint aux informations personnelles sur la base du « besoin de savoir » – chaque membre de notre équipe ne peut accéder qu'aux informations pertinentes pour son rôle et ses responsabilités.

Soyez averti que:

• Votre nom, votre adresse et votre (vos) numéro(s) de téléphone seront partagés avec nos entrepreneurs lorsqu'ils devront effectuer des travaux sur votre maison. Cela peut également inclure des informations sensibles que nous jugeons pertinentes pour la fourniture de ce service. Par exemple, dans les cas où le résident a de la difficulté à marcher, nous informerons l'entrepreneur qu'il doit accorder au résident suffisamment de temps pour répondre à la porte d'entrée.
• Les adresses actuelles ou de transfert peuvent être partagées avec les entreprises de services publics et les bureaux des impôts locaux pour garantir l'exactitude des détails de facturation.
• Si vous ne respectez pas les conditions de location, des informations vous concernant peuvent être fournies aux agences de recouvrement de créances autorisées pour leur permettre de recouvrer la dette. Cela pourrait affecter les futures demandes de location, de crédit et d’assurance.
• Nous pouvons discuter de votre situation financière, des paiements de loyer (y compris les éventuels arriérés) et de toute demande d'aide sociale avec une agence de conseil en matière de dette extérieure, un conseiller en droits sociaux, le service des aides au logement, le service du travail et des retraites ou les autorités locales en matière de logement. une équipe de conseil et de prévention contre le sans-abrisme pour s'assurer que les allocations sont versées correctement.
• Nous pouvons transmettre vos coordonnées à un tiers pour mener des enquêtes et des recherches en notre nom afin de nous permettre de recueillir des commentaires et d'améliorer les services que nous vous proposons, comme une enquête de satisfaction des résidents. Le tiers sera lié aux termes et conditions stricts que nous avons définis et ne partagera pas vos données avec d'autres organisations. Si vous choisissez de ne pas participer aux enquêtes, le tiers supprimera définitivement vos données de ses systèmes.
• Nous pouvons utiliser votre numéro d'assurance nationale pour vérifier votre demande de crédit universel et gérer ces paiements. Nous pouvons également partager votre numéro d'assurance nationale pour prévenir et enquêter sur les demandes frauduleuses de location et de droit d'achat.

Sauf si la loi l’exige ou l’autorise, nous ne partagerons, vendrons ou distribuerons aucune des informations que nous détenons sans le consentement préalable et pertinent.

Avis de confidentialité CORE pour les locataires de logements sociaux

La Sutton Housing Society, comme d'autres fournisseurs de logements sociaux locatifs, travaille avec le gouvernement pour garantir que les données sont collectées à l'échelle nationale pour soutenir l'offre future de logements et la prise de décision. Nous faisons cela en complétant les données CORE pour chaque nouveau locataire de notre logement. Celui-ci est ensuite renvoyé à CORE dans un format anonymisé.

Les nouveaux locataires de nos logements reçoivent une copie du nouvel avis de confidentialité de CORE dans le cadre de leur procédure d'inscription. CORE a également produit un avis de confidentialité contenant des informations destinées aux locataires existants, présentées ci-dessous, dont nous souhaitons que vous soyez informé :

Avis de confidentialité de l'enregistrement continu des locations et des ventes de logements sociaux (CORE)

Si votre ménage a emménagé dans un nouveau logement social après 1989, les bailleurs sociaux auraient partagé vos informations personnelles avec le gouvernement à des fins de recherche et de statistiques. Ces informations sont fournies via CORE (COntinuous REcording).

Comment ces informations sont fournies

CORE a été créé en 1989 et enregistrait initialement uniquement les données des prestataires privés enregistrés, mais les données des locations des autorités locales sont également enregistrées depuis 2004. Il collecte des informations sur les locataires/acheteurs, la location/vente et le logement lui-même. Le ministère des Communautés de logement et des collectivités locales (MHCLG) est responsable de la gestion du CORE depuis octobre 2015.

Pourquoi ces informations sont partagées

Les informations collectées via CORE peuvent être partagées avec d'autres ministères et agences gouvernementales, par exemple la Greater London Authority ou la Homes and Communities Agency. Les fournisseurs de données CORE peuvent également accéder aux données de leurs organisations via le système CORE. Les données sont uniquement partagées à des fins de recherche et de statistiques.

Comment cela affecte les locataires de logements sociaux

Cela n'affectera pas vos prestations, services ou traitements que vous recevez. Les informations partagées sont anonymes et traitées avec soin conformément à la loi. Nous recueillons et partageons vos informations pour nous aider à mieux comprendre le marché du logement social et à éclairer la politique du logement social.

Informations Complémentaires

Les données CORE sont collectées pour le compte du ministère du Logement, des Communautés et des Gouvernements locaux (MHCLG) à des fins de recherche et de statistiques uniquement. Les fournisseurs de données n'ont pas besoin du consentement des locataires pour fournir les informations, mais les locataires ont le droit de savoir comment et dans quel but vos données sont collectées, conservées et utilisées. Le traitement doit avoir une base licite, qui, dans ce cas, est que le traitement est nécessaire à l'exécution d'une tâche effectuée dans l'intérêt public pour remplir une fonction de la Couronne, d'un ministre de la Couronne ou d'un ministère gouvernemental.

Vous avez le droit de vous opposer et vous avez le droit d'obtenir la confirmation que vos données sont traitées et d'accéder à vos données personnelles. Vous avez également le droit de faire corriger toute donnée personnelle incorrecte.

Les informations collectées via CORE concernent votre location, le logement que vous habitez ou achetez et votre foyer. Certaines informations peuvent avoir été fournies par vous en tant que locataire lors de la signature du nouveau bail ou de l'achat de votre propriété. D'autres informations ont été recueillies auprès des systèmes de gestion du logement des bailleurs de fonds sociaux. Les données collectées seront conservées aussi longtemps que nécessaire à des fins de recherche et de statistiques. Lorsqu’elles ne seront plus nécessaires, les données seront détruites de manière sécurisée.

Nous sommes conscients que certaines des données collectées sont particulièrement sensibles, notamment : le groupe ethnique ; séjour antérieur à l'hôpital ou en prison / soutien approuvé dans un foyer de probation ; si le ménage a quitté son dernier foyer d'installation parce qu'il est sorti de prison/d'un hôpital de longue durée/d'un autre établissement ; ou si la source de référence est la probation/la prison, une équipe de jeunes délinquants, une équipe communautaire de santé mentale ou un service de santé. Soyez assuré que toutes les informations collectées via CORE sont traitées conformément à toutes les exigences et directives pertinentes en matière de protection des données.

Les données sont publiées par le MHCLG sous forme agrégée sur une base annuelle dans le cadre d'un rapport et de tableaux complémentaires.

Pour accéder aux publications annuelles sur les locations, veuillez visitez la page des locations de logements sociaux du Gov.UK.

Pour consulter les publications sur les ventes, veuillez visitez la page de vente de logements sociaux du Gov.UK.

Les données CORE sont partagées avec d'autres organismes du secteur public à des fins de recherche et de statistiques uniquement. Par exemple, les données sont partagées avec la Homes and Communities Agency et la Greater London Authority pour leur permettre d’exercer leur rôle dans la fourniture de logements sociaux adéquats. Les données détaillées sont anonymisées et protégées pour minimiser le risque d'identification et déposées auprès des archives de données britanniques à des fins de recherche.

Si vous n'êtes pas satisfait d'un aspect de cette déclaration de confidentialité CORE ou de la façon dont vos informations personnelles sont traitées, veuillez contacter le délégué à la protection des données du MHCLG. Si vous n'êtes toujours pas satisfait, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Bureau du commissaire à l'information (ICO).

Quand et comment nous collectons vos données personnelles

Nous collectons des informations de diverses manières, principalement via des formulaires physiques remplis par nos clients (ou en leur nom), mais également via des formulaires remplis sur notre site Web et des informations qui nous sont envoyées via l'application Resident, sur les réseaux sociaux, dans le cadre de demandes de renseignements qui nous recevons, et par l'intermédiaire de nos entrepreneurs.

Notre travail quotidien implique des contacts et une correspondance réguliers et continus avec nos résidents, ainsi qu'avec des organisations statutaires et non statutaires qui fournissent des services de soutien, de soutien et de soins à ces résidents et à leurs familles, ainsi qu'avec des personnes associées à nos résidents, telles que en tant que famille, amis, défenseurs et voisins.

Si nous recevons des informations personnelles concernant des membres de la famille ou des associés d'un résident, nous supposerons que cela est fait à leur connaissance et avec leur consentement.

Nous utiliserons et analyserons les informations que nous collectons afin de pouvoir soutenir, améliorer et développer nos services.

Il est important que vous nous informiez de toute modification apportée à vos informations personnelles dès que possible afin que nous puissions vous contacter facilement et garantir l'exactitude de nos dossiers. De temps en temps, nous pouvons vous contacter pour examiner les informations détenues afin de garantir qu'elles sont exactes et appropriées.

Si vous changez d'avis concernant le fait d'être contacté une fois que vous nous avez fourni vos coordonnées, veuillez Partager.

Données du demandeur et du résident (ou locataire)

Nous collectons et conservons des informations personnelles sur les résidents (ou locataires) actuels, anciens et potentiels qui vivent dans nos propriétés ou accèdent à notre assistance et à d'autres services. Cela peut inclure des informations sur les membres de leur famille et les personnes qui leur sont associées.

Nous conservons ces données personnelles à partir du moment où un demandeur est ajouté à notre liste d'attente de logement, pendant la durée de sa résidence chez nous et pendant au moins un an après la fin de sa location.

Tous les dossiers de location sont conservés pendant un an après la fin de la location. Les dossiers des locations qui se terminent par une dette de 50 £ ou plus sont conservés pendant cinq ans.

Appels téléphoniques

Nous n'enregistrons pas les appels téléphoniques vers ou depuis notre siège social, mais notre interlocuteur de téléassistance et d'assistance en dehors des heures d'ouverture enregistre les appels dans le but d'assurer votre sûreté et votre sécurité et pour la formation de leur personnel. SHS ne demandera à entendre ces enregistrements que si vous déposez une plainte concernant la façon dont votre appel a été traité, si le personnel n'est pas clair sur ce qui a été dit et que nous ne sommes pas en mesure d'obtenir des éclaircissements ailleurs, et à des fins de formation du personnel.

Les listes de diffusion

Nous maintenons une liste de diffusion pour les résidents qui consentent à recevoir des informations et des mises à jour sous format numérique. Notre liste de diffusion n'est pas accessible aux non-résidents, autres que ceux dont nous savons qu'ils défendent les intérêts d'un de nos résidents.

Les résidents peuvent se désinscrire de la liste de diffusion à tout moment en nous contactant.

Contenu multimédia

Si vous nous fournissez des images ou d'autres médias, soit via le site Web, soit par d'autres moyens, nous collecterons votre nom et vos coordonnées.

En nous envoyant des médias, vous consentez à ce qu'ils soient utilisés sur notre site Web, dans nos newsletters et autres publications, ainsi qu'à des fins publicitaires.

(Lorsque vous fournissez des médias, vous devez éviter de fournir des images contenant des données de localisation intégrées, car les visiteurs du site Web peuvent potentiellement télécharger et extraire des données de localisation de ces images.)

Enquêtes, entretiens et événements

Si vous participez à une enquête, un entretien ou à un événement ou une activité d'engagement des résidents ou de la communauté liés à SHS, nous pouvons collecter les informations personnelles suivantes :

• votre nom et vos coordonnées ;
• des informations vous concernant ;
• tes opinions; et
• des informations sur vos activités en relation avec les services que nous fournissons.

Analyse de site Web

Nous pouvons faire appel à des prestataires de services tiers pour collecter des informations sur votre utilisation de notre site Web afin de surveiller et d'analyser la manière dont notre site Web est utilisé. Ces informations sont anonymes et n’incluent rien qui puisse être utilisé pour vous identifier personnellement.

Cookies et contenus tiers

Nous utilisons des cookies pour collecter des informations sur la façon dont vous naviguez et utilisez notre site Web, les pages que vous visitez, comment vous êtes entré sur le site et où vous l'avez quitté.

Ces données sont anonymes et ne vous concernent pas spécifiquement. Il nous aide à améliorer votre expérience sur notre site Web en identifiant les pages sur lesquelles davantage de visiteurs peuvent quitter le site Web ou sur lesquelles les visiteurs peuvent avoir du mal à trouver les informations nécessaires.

Pour plus d'informations sur les cookies et la manière dont nous les utilisons, veuillez consulter notre politique de cookies.

Contenu intégré provenant d’autres sites Web

Certains articles de ce site Web peuvent inclure du contenu intégré de tiers (par exemple des vidéos, des images, des articles, etc.). Ce contenu provient d'autres sites Web, et ces sites Web peuvent collecter des données sur vous et utiliser des cookies pour intégrer un suivi tiers supplémentaire afin de surveiller votre interaction avec ce contenu intégré, y compris le suivi de votre interaction avec le contenu intégré si vous avez un compte et êtes connecté. sur ce site Web.

Nos contrôles de cookies aident à empêcher le chargement de contenu intégré sans votre consentement s'il repose sur des cookies.

Comment et pourquoi nous traitons vos données personnelles

En ce qui concerne devenir résident

Lorsque vous postulez pour devenir l'un de nos résidents (locataires), nous vous demandons de remplir un formulaire afin que nous puissions évaluer vos besoins en matière de logement. Ces informations sont obligatoires et nous avons un objectif légitime de demander ces informations.

Pour nous aider à évaluer votre demande, nous pouvons obtenir des références auprès d'autres fournisseurs de logements ou de propriétaires privés, de votre prêteur hypothécaire (si vous êtes propriétaire ou avez été propriétaire de votre propre maison), de la police, du service de probation, de travailleurs de soutien, de travailleurs sociaux, de travailleurs en santé mentale. et les agences de référence en matière de crédit.

En tant que résident (locataire) SHS, nous aurons également besoin de vos coordonnées bancaires ainsi que de toutes informations relatives aux prestations et à la taxe d'habitation. Ces informations sont obligatoires et nous avons un but légitime de les demander afin de pouvoir percevoir les paiements des loyers.

Une fois que vous devenez résident (locataire) SHS, votre formulaire de demande de logement est stocké dans votre dossier de location numérisé et stocké électroniquement. Durant votre location, nous utiliserons vos coordonnées pour vous envoyer les informations que nous sommes amenés à vous délivrer, comme les relevés de loyer.

En ce qui concerne la réponse à vos demandes

Nous collecterons des informations vous concernant chaque fois que vous nous contacterez ou utiliserez nos services, et nous enregistrerons les détails de toute action ultérieure. Par exemple, nous stockons les détails des réparations et les commentaires de nos sous-traitants concernant leurs rendez-vous afin de conserver une trace de ce qui s'est passé, et nous enregistrons les demandes de renseignements sur les transferts et les conseils/informations fournis.

Nous conserverons les informations vous concernant et votre demande pendant un maximum de cinq ans après la demande, ou après votre location si vous êtes résident. Ceci afin de nous aider à répondre plus efficacement à toute autre demande que vous nous adresserez à l'avenir.

Ce traitement est considéré nécessaire aux intérêts légitimes poursuivis par SHS, c'est-à-dire fournir des informations pour améliorer la compréhension des services que nous proposons.

Nous pouvons également procéder à une analyse des demandes que nous recevons, notamment en établissant des liens entre les demandes et le contenu que nous produisons. Nous faisons cela pour nous aider à améliorer la qualité et la pertinence de nos communications, et pour contribuer à accroître notre engagement auprès de groupes particuliers dans le cadre de notre travail de sensibilisation à notre organisation.

Lorsque nous effectuons cette analyse, nous supprimons vos informations personnelles – y compris votre nom et vos coordonnées – et nous nous concentrons sur la nature de votre demande et sur tous les détails que vous avez pu fournir sur les services dont vous avez besoin et votre situation géographique générale. L'analyse ne vous concerne pas en tant qu'individu : nous n'utilisons pas les informations pour vous identifier en tant qu'individu, et l'analyse n'est pas liée à vous en tant qu'individu.

Ce traitement est considéré nécessaire aux intérêts légitimes poursuivis par SHS, ainsi nécessaire à l’accomplissement d’une mission d’intérêt public, c'est-à-dire faire connaître notre organisation et ce que nous faisons, et partager des connaissances d'intérêt pour le public.

En ce qui concerne le contenu multimédia que vous pouvez nous envoyer

Les données que nous traitons doivent être fournies par vous lorsque vous partagez du contenu multimédia avec nous. Il comprendra votre nom et vos coordonnées. Ces données sont utilisées par le personnel de SHS pour vous contacter concernant le contenu soumis et son utilisation.

Avec votre autorisation, nous pouvons utiliser votre contenu sur notre site Web et/ou d'autres publications avec une attribution publique convenue, telle que votre nom. Nous pouvons également partager le contenu multimédia et les informations de droits d'auteur associées avec nos organisations partenaires.

Nous conserverons vos informations et votre soumission pendant un maximum de cinq ans après la fin de la location. Ceci afin que nous puissions conserver des enregistrements appropriés des droits d'auteur et des accords d'utilisation.

Ce traitement est sur la base de votre consentement. Cela signifie que vous avez accepté que nous puissions utiliser vos données à cette fin spécifique. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Lorsque votre consentement vous sera demandé, vous recevrez également des informations sur la manière de retirer votre consentement.

En ce qui concerne les enquêtes, entretiens, événements et activités auxquels vous pouvez participer

Les données que nous traitons sont fournies par vous lorsque vous participez à un entretien, une enquête, un événement ou une activité. Il comprendra généralement votre nom et vos coordonnées, ainsi que potentiellement vos points de vue et opinions sur certains sujets liés à SHS et aux services que nous proposons. Avec votre autorisation, vos coordonnées peuvent être utilisées par notre équipe pour vous contacter dans le cadre de l'entretien, de l'enquête, de l'événement ou de l'activité, et nous pouvons analyser vos points de vue, opinions et autres réponses dans le cadre de nos recherches et développements.

Avec votre permission, nous pouvons inclure vos réponses et/ou commentaires à une enquête, un entretien, un événement ou une activité ou notre analyse de ceux-ci dans les publications que nous préparons. Ces publications seront généralement accessibles au public et pourront être référencées lors de certains événements. Nous pouvons, avec votre consentement spécifique, vous attribuer des citations dans nos rapports, mais dans le cas contraire, nous rendrons vos données et opinions anonymes.

Nous pouvons partager des enregistrements audio d'entretiens avec un service de transcription externe dans le but de créer une transcription de l'entretien. Ce tiers suivra ses propres procédures de traitement des données dans le cadre de son contrat avec nous et n'utilisera les données à aucune autre fin.

Nous pouvons prendre des photos lors d'événements et d'activités que nous organisons, et ces images peuvent être utilisées sur notre site Web, dans nos brochures et autres supports publicitaires (tels que des bulletins d'information), et nous pouvons les soumettre aux médias pour publication dans les journaux locaux. Lorsque vous deviendrez résident (locataire) de SHS, vous recevrez un formulaire à signer pour indiquer si vous êtes heureux de figurer sur ces photographies. Vous aurez toujours la possibilité de ne pas figurer sur les photos lors de nos événements. Vous serez informé lorsque des photos de groupe seront prises, et toute photographie individuelle ne sera prise qu'avec votre consentement.

Ce traitement est sur la base de votre consentement. Cela signifie que vous avez accepté que nous puissions utiliser vos données à cette fin spécifique. Vous pouvez retirer votre consentement jusqu'à deux semaines après avoir répondu à une enquête ou participé à un entretien. Lorsqu'on vous demandera votre consentement, vous recevrez également des détails sur la manière de retirer votre consentement, généralement en nous contactant.

Comment nous conservons vos données

Les données relatives à vos demandes de renseignements et à nos réponses, ainsi que les données relatives aux autres activités décrites ci-dessus, sont capturées par diverses méthodes et conservées dans nos systèmes de gestion de logement informatique, dans des bases de données électroniques ou d'autres installations de classement conservées par notre équipe.

Lorsque vous consentez à être contacté pour obtenir de plus amples informations sur notre organisation et les services que nous fournissons, et lorsque vous consentez à être ajouté à notre liste de diffusion, vos coordonnées et informations sur vos intérêts sont conservées dans nos systèmes informatiques et notre courrier externe. système.

En général, nous nous efforcerons de conserver vos données personnelles uniquement aussi longtemps que nécessaire aux fins du traitement décrit ci-dessus et à toute fin secondaire telle que les exigences d'audit, réglementaires et légales en matière de tenue de registres. Nos sous-traitants supprimeront toutes les données personnelles dont ils disposent à la fin de leur contrat avec nous.

Que se passe-t-il si vous ne fournissez pas certaines données

Si vous choisissez de ne fournir aucune des données décrites ci-dessus, nous ne pourrons pas interagir avec vous concernant les activités associées. Ceci comprend:

• Nous ne pourrons pas vous contacter au sujet de nos services, ni vous inviter à des événements, ni participer à des enquêtes ou à des entretiens.
• Nous ne pourrons pas utiliser votre contenu multimédia.
• Nous ne pourrons pas inclure ou prendre en compte votre expérience, vos points de vue et vos opinions dans nos recherches et développements.

Utilisation de prises de décision automatisées ou de profilage

Les données que vous fournissez ne sont traitées par aucun moyen automatisé impliquant soit des décisions concernant vos données sans aucune intervention humaine, soit la création d'un profil basé sur l'évaluation de certaines choses vous concernant.

Transfert de vos données vers des pays hors Espace économique européen (EEE)

Les lois sur la protection des données limitent notre capacité à transférer des données personnelles vers des pays en dehors de l'EEE (les pays soumis au régime de protection des données de l'UE ou à des lois très similaires sur la protection des données). Cela permet de garantir qu'un niveau cohérent de protection des données s'applique à vos données à toutes les étapes du traitement et que vous n'êtes pas exposé à des risques supplémentaires en matière de confidentialité lors du transfert de vos données. Les transferts de données en dehors du Royaume-Uni et de l'EEE ne sont autorisés que dans certaines circonstances.

Nous avons donné ci-dessus quelques informations sur les situations spécifiques dans lesquelles vos données personnelles sont ou peuvent être transférées en dehors du Royaume-Uni et de l'EEE. En dehors de ces situations, vos données personnelles peuvent être transférées en dehors du Royaume-Uni et de l’EEE dans les circonstances suivantes :

• Lorsque nous utilisons un système informatique basé sur le cloud pour conserver vos données, par exemple pour des services tiers de transcription et de liste de diffusion, et que les données dans le cloud sont stockées sur des serveurs situés en dehors du Royaume-Uni et de l'EEE. Dans ces circonstances, nous protégeons vos données en effectuant des contrôles appropriés sur les niveaux de sécurité offerts par le fournisseur de cloud et/ou un tiers et en concluant avec eux un contrat qui applique des protections du même type et du même niveau requis par les lois sur la protection des données au Royaume-Uni. et l'EEE.
• Lorsque vous êtes basé en dehors du Royaume-Uni et de l'EEE et que nous devons vous envoyer des e-mails ou d'autres communications dans le cadre d'une réponse directe à une communication reçue de votre part ou pour l'exécution de notre contrat avec vous. Dans ces circonstances, les lois sur la protection des données stipulent que le transfert est autorisé avec votre consentement spécifique.

Vos droits et comment les exercer

En vertu des lois sur la protection des données, vous disposez de plusieurs droits concernant notre traitement de vos données personnelles :

• Droit d'être informé: avant que nous collections vos données, vous avez le droit de savoir comment elles seront collectées, traitées et stockées, et à quelles fins.
• Droit de demander l’accès : après avoir collecté vos données, vous avez le droit de demander l'accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet et de demander des informations sur la manière dont nous les traitons et les stockons, et à quelles fins.
• Droit de rectification/rectification : vous avez le droit de compléter ou de corriger vos données personnelles, ainsi que de les faire supprimer ou bloquer, à tout moment.
• Droit de demander l'effacement (pour être « oublié ») : si vous nous donnez votre consentement pour traiter vos données, vous avez le droit de révoquer ce consentement et de faire supprimer définitivement vos données personnelles de nos systèmes et fichiers, à moins que nous n'ayons une raison légitime de conserver ces données.
• Droit de transférer vos données (portabilité) : lorsque nous traitons les données que vous nous avez fournies, sur la base de votre consentement ou si nécessaire à l'exécution d'un contrat entre nous, vous avez le droit de nous demander de fournir vos données dans un format approprié à vous ou à un autre responsable du traitement de manière manière sûre et sécurisée. Dans la mesure où cela est techniquement possible, cela inclut également le droit de faire transférer les données directement d'un responsable du traitement à un autre sans votre participation.
• Droit d'opposition: vous pouvez vous opposer au traitement de vos données et nous devons nous conformer à vos objections, sauf s'il existe des motifs justifiés pour le traitement.
• Droit de restreindre le traitement: vous pouvez restreindre le traitement de vos données et nous devons nous conformer à toutes les restrictions que vous imposez, à moins qu'il n'existe des motifs justifiés pour le traitement.
• Droit de ne pas être soumis à une prise de décision automatisée et à un profilage : vous avez le droit d'empêcher que vos données soient utilisées pour prendre une décision vous concernant basée uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage.

Pour plus d’informations sur vos droits, veuillez consulter le Bureau du commissaire à l'information (ICO) page sur les droits individuels.

La plupart de ces droits sont soumis à certaines exceptions ou exemptions, en fonction des finalités pour lesquelles les données sont traitées. Par exemple, nous devons conserver certains registres pour nous permettre de vous fournir les services dont vous bénéficiez et de répondre aux exigences de notre régulateur du logement.

Le Bureau du commissaire à l'information (ICO) indique également que les individus ont le droit de faire effacer leurs données personnelles et d'empêcher leur traitement dans des circonstances spécifiques :

• Lorsque les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard de la finalité pour laquelle elles ont été initialement collectées/traitées.
• Lorsque la personne retire son consentement.
• Lorsque la personne s'oppose au traitement et qu'il n'existe aucun intérêt légitime prédominant à poursuivre le traitement.
• Lorsque les données personnelles ont été traitées illégalement (par exemple en violation du RGPD).
• Lorsque les données personnelles doivent être effacées pour se conformer à une obligation légale.

Nous pouvons refuser d'effacer les données dans certaines circonstances :

• Pour se conformer à une obligation légale ou pour l’exécution d’une mission d’intérêt public ou l’exercice de l’autorité publique.
• À des fins de santé publique dans l’intérêt public.
• À des fins d'archivage dans l'intérêt public, de recherche scientifique, de recherche historique ou à des fins statistiques.
• Pour exercer ou défendre des réclamations légales.

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant le traitement de vos données, ou si vous souhaitez exercer l'un de vos droits comme indiqué ci-dessus, veuillez contacter notre délégué à la protection des données à bonjour@shsoc.org.uk, ou en contactant le bureau au 020 8642 1500.

Demande d'accès au sujet

Si vous souhaitez faire une demande formelle concernant les informations personnelles que nous détenons à votre sujet, il existe un processus à cet effet en vertu de la loi sur la protection des données de 2018, connu sous le nom de demande d'accès au sujet (SAR).

Lorsque vous soumettez un SAR, veuillez noter :

• Le droit de demander l’accès en vertu de la loi sur la protection des données de 2018 est un droit individuel – nous ne pouvons pas traiter de demandes conjointes.
• Vous pouvez nous écrire pour nous faire votre demande et, le cas échéant, nous vous fournirons un formulaire SAR à compléter. Veuillez envoyer votre demande à : Contrôleur des données, Pat Shaw House, 13-19 Ventnor Road, Sutton, SM2 6AQ.
• Nous exigerons une preuve de votre identité et de votre adresse, et nous vous le confirmerons lorsque nous recevrons votre demande.
• Lorsque nous recevrons votre demande et aurons confirmé votre identité à notre satisfaction, nous répondrons et fournirons vos informations dans un délai d'un mois civil.

Respect de la législation sur la protection des données

Nous nous efforcerons toujours de répondre clairement et pleinement à toutes vos préoccupations concernant notre traitement et vos demandes d’exercice des droits énoncés ci-dessus. Nous partagerons des informations lorsque cela sera nécessaire pour répondre à nos exigences légales.

Si nous ne respectons pas la loi sur la protection des données de 2018 et que vous subissez des dommages, vous avez le droit de demander une indemnisation.

Si vous avez des inquiétudes concernant notre traitement de données ou si vous considérez que nous n'avons pas respecté la législation sur la protection des données, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente, qui au Royaume-Uni est l'autorité de contrôle. Bureau du commissaire à l'information (ICO).

Modifications de notre politique de protection de la vie privée

Nous pouvons modifier cette politique de temps à autre pour refléter des changements dans notre façon de fonctionner ou des changements dans la législation sur la protection des données. Nous nous efforcerons de porter à votre attention tout changement important ; cependant, nous vous suggérons de consulter cette politique lorsque cela est possible pour vous assurer que vous restez à jour.

Ces conditions ont été mises à jour pour la dernière fois le 28 février 2024.