Ons privacybeleid

Wie we zijn

Wij zijn Sutton Housing Society (SHS), een geregistreerde aanbieder van sociale huisvesting. SHS is een liefdadigheidsorganisatie die is geregistreerd onder de Co-operative and Community Benefit Societies Act 2014 (nr. 16614R). Ons hoofdkantoor is Pat Shaw House, 13-19 Ventnor Road, Sutton, Surrey, SM2 6AQ.

Meer informatie over SHS vindt u in onze 'Over ons' pagina.

Wie verzamelt uw persoonlijke gegevens

Wij, Sutton Housing Society, verzamelen en beheren zelf persoonsgegevens.

Als u vragen heeft over hoe wij uw persoonlijke gegevens gebruiken (en uw bijbehorende rechten), stuur deze dan naar onze gegevensbeschermingsmanager op hallo@shsoc.org.uk, of door contact op te nemen met het kantoor op 020 8642 1500.

U kunt ons ook schrijven via het onderstaande adres:

Sutton woningbouwvereniging
Pat Shaw-huis
Ventnorweg 13-19
Sutton, Surrey, SM2 6AQ

Met wie delen wij je gegevens

Wij delen uw gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor het leveren van een dienst die u nodig heeft.

We kunnen informatie delen met aannemers of instanties waarmee we samenwerken, zoals lokale autoriteiten, sociale diensten en andere sociale verhuurders. We zullen ook informatie bekendmaken aan relevante organisaties wanneer dit wettelijk vereist is.

Onze medewerkers hebben beperkte toegang tot persoonlijke informatie op een 'need-to-know'-basis – elk lid van ons team heeft alleen toegang tot de informatie die relevant is voor hun rol en verantwoordelijkheden.

Houd er rekening mee dat:

• Uw naam, adres en telefoonnummer(s) worden gedeeld met onze aannemers wanneer zij werkzaamheden aan uw woning moeten uitvoeren. Dit kan ook gevoelige informatie omvatten waarvan wij denken dat deze relevant is voor het verlenen van deze dienst. Als de bewoner bijvoorbeeld slecht ter been is, adviseren wij de aannemer dat hij de bewoner voldoende tijd moet geven om de voordeur open te doen.
• Huidige of doorstuuradressen kunnen worden gedeeld met nutsbedrijven en gemeentelijke belastingkantoren om ervoor te zorgen dat de factuurgegevens correct zijn.
• Als u de huurvoorwaarden niet nakomt, kan er informatie over u worden verstrekt aan erkende incassobureaus, zodat zij de schuld kunnen innen. Dit kan van invloed zijn op toekomstige aanvragen voor huurovereenkomsten, kredieten en verzekeringen.
• Uw financiële situatie, huurbetalingen (inclusief eventuele betalingsachterstanden) en eventuele aanspraken op bijstandsuitkeringen kunnen wij bespreken met een extern schuldadviesbureau, een welzijnsadviseur, de afdeling huurtoeslag, de afdeling werk en pensioenen of de woningbouwvereniging van de gemeente. advies- en daklozenpreventieteam om ervoor te zorgen dat de uitkeringen correct worden betaald.
• We kunnen uw contactgegevens doorgeven aan een derde partij om namens ons enquêtes en onderzoek uit te voeren, zodat we feedback kunnen verzamelen en de diensten die we u bieden kunnen verbeteren, zoals een bewonerstevredenheidsonderzoek. De derde partij is gebonden aan strikte voorwaarden die door ons zijn opgesteld en deelt uw gegevens niet met andere organisaties. Als u ervoor kiest om niet deel te nemen aan de enquêtes, zal de derde partij uw gegevens permanent uit hun systemen verwijderen.
• Wij kunnen uw burgerservicenummer gebruiken om uw Universal Credit-aanvraag te verifiëren en deze betalingen te beheren. Ook kunnen wij uw burgerservicenummer delen om frauduleuze huur- en kooprechtaanvragen te voorkomen en te onderzoeken.

Tenzij dit wettelijk vereist of toegestaan ​​is, zullen we de informatie die we in ons bezit hebben niet anderszins delen, verkopen of distribueren zonder voorafgaande en relevante toestemming.

CORE privacyverklaring voor huurders van sociale huurwoningen

Sutton Housing Society werkt, net als andere aanbieders van sociale huurwoningen, samen met de overheid om ervoor te zorgen dat gegevens op nationaal niveau worden verzameld om het toekomstige woningaanbod en de besluitvorming te ondersteunen. Dit doen wij door CORE-gegevens in te vullen voor iedere nieuwe huurder van onze huisvesting. Dit wordt vervolgens in geanonimiseerd formaat teruggestuurd naar CORE.

Nieuwe huurders van onze woningen ontvangen een kopie van de nieuwe privacyverklaring van CORE als onderdeel van hun aanmeldingsprocedure. CORE heeft ook een privacyverklaring opgesteld met informatie voor bestaande huurders, hieronder uiteengezet, waarvan wij willen dat u hiervan op de hoogte bent:

Doorlopende registratie van sociale huisvesting, verhuur en verkoop (CORE) Privacyverklaring

Als uw huishouden na 1989 een nieuwe sociale huurhuurovereenkomst zou hebben gesloten, zouden aanbieders van sociale huisvesting uw persoonlijke gegevens met de overheid hebben gedeeld voor onderzoeks- en statistische doeleinden. Deze informatie wordt verstrekt via CORE (CONtinuous RECording).

Hoe deze informatie wordt verstrekt

CORE werd in 1989 opgericht en registreerde aanvankelijk alleen gegevens van particuliere geregistreerde aanbieders, maar sinds 2004 worden ook gegevens van verhuur door lokale overheden geregistreerd. Het verzamelt informatie over de huurders/kopers, de huur/verkoop en de woning zelf. Het Ministerie van Volkshuisvestingsgemeenschappen en Lokaal Bestuur (MHCLG) is sinds oktober 2015 verantwoordelijk voor het beheer van CORE.

Waarom deze informatie wordt gedeeld

Informatie verzameld via CORE kan worden gedeeld met andere overheidsdepartementen en -agentschappen, bijvoorbeeld de Greater London Authority of de Homes and Communities Agency. CORE-dataproviders kunnen via het CORE-systeem ook toegang krijgen tot gegevens voor hun organisaties. Gegevens worden alleen gedeeld voor onderzoeks- en statistische doeleinden.

Welke gevolgen heeft dit voor huurders van sociale huurwoningen

Het heeft geen invloed op uw voordelen, diensten of behandelingen die u krijgt. De gedeelde informatie is anoniem en wordt zorgvuldig behandeld in overeenstemming met de wet. We verzamelen en delen uw informatie om ons te helpen de sociale woningmarkt beter te begrijpen en het sociale huisvestingsbeleid te informeren.

Specificaties

CORE-gegevens worden uitsluitend verzameld namens het Ministerie van Volkshuisvesting, Gemeenschappen en Lokaal Bestuur (MHCLG) voor onderzoeks- en statistische doeleinden. Gegevensproviders hebben geen toestemming van huurders nodig om de informatie te verstrekken, maar huurders hebben het recht om te weten hoe en voor welk doel uw gegevens worden verzameld, bewaard en gebruikt. De verwerking moet een rechtmatige grondslag hebben, in dit geval is dat de verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van een taak die wordt uitgevoerd in het algemeen belang om te voldoen aan een functie van de Kroon, een minister van de Kroon of een overheidsdepartement.

U hebt het recht om bezwaar te maken en u hebt het recht om bevestiging te krijgen dat uw gegevens worden verwerkt en om toegang te krijgen tot uw persoonlijke gegevens. U heeft ook het recht om eventuele onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren.

De gegevens die via CORE worden verzameld, hebben betrekking op uw huurwoning, de woning die u bewoont of koopt en uw huishouden. Het kan zijn dat u als huurder een deel van de gegevens heeft verstrekt bij het ondertekenen van de nieuwe huurovereenkomst of bij de aankoop van uw woning. Andere informatie is verzameld uit de huisvestingsbeheersystemen van aanbieders van sociale huisvesting. De verzamelde gegevens worden bewaard zolang als nodig is voor onderzoeks- en statistische doeleinden. Wanneer de gegevens niet langer nodig zijn, worden deze op een veilige manier vernietigd.

We zijn ons ervan bewust dat sommige van de verzamelde gegevens bijzonder gevoelig zijn, waaronder: etnische groep; eerdere ambtstermijn in ziekenhuis of gevangenis / goedgekeurde reclasseringssteun voor hostels; als het huishouden het laatste huis heeft verlaten vanwege ontslag uit de gevangenis/ziekenhuis voor langdurig verblijf/andere instelling; of als de bron van de verwijzing een proeftijd/gevangenis, een jeugdteam, een gemeenschapsteam voor geestelijke gezondheidszorg of een gezondheidszorgdienst is. U kunt er zeker van zijn dat alle informatie die via CORE wordt verzameld, wordt behandeld in overeenstemming met alle relevante vereisten en richtlijnen voor gegevensbescherming.

Gegevens worden door MHCLG in geaggregeerde vorm op jaarbasis gepubliceerd als onderdeel van een rapport en aanvullende tabellen.

Voor toegang tot de jaarlijkse publicaties over verhuur, alstublieft bezoek de pagina voor het verhuren van sociale woningen van Gov.UK.

Wilt u de publicaties over verkoop zien, alstublieft bezoek de verkooppagina van sociale woningen van Gov.UK.

CORE-gegevens worden uitsluitend voor onderzoeks- en statistische doeleinden gedeeld met andere overheidsinstanties. Gegevens worden bijvoorbeeld gedeeld met de Homes and Communities Agency en de Greater London Authority, zodat zij hun rol kunnen spelen bij het bieden van adequate sociale huisvesting. De gegevens op detailniveau worden geanonimiseerd en beschermd om het risico van identificatie te minimaliseren en voor onderzoeksdoeleinden gedeponeerd bij het UK Data Archive.

Als u niet tevreden bent met enig aspect van deze CORE-privacyverklaring of met de manier waarop uw persoonlijke gegevens worden verwerkt, neem dan contact met ons op Neem contact op met de functionaris voor gegevensbescherming van MCLG. Als je nog steeds niet tevreden bent, heb je het recht om dat te doen een klacht indienen bij het Information Commissioner's Office (ICO).

Wanneer en hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen

We verzamelen informatie op verschillende manieren, voornamelijk via fysieke formulieren ingevuld door onze klanten (of namens hen), maar ook via formulieren ingevuld op onze website, en informatie die naar ons wordt verzonden via de Resident App, op sociale media, bij vragen die wij ontvangen, en via onze contractanten.

Ons dagelijkse werk omvat regelmatig, voortdurend contact en correspondentie met onze bewoners, en met wettelijke en niet-statutaire organisaties die ondersteunende diensten, ondersteuning en zorg verlenen aan deze bewoners en hun families, en met mensen die banden hebben met onze bewoners, zoals als familie, vrienden, belangenbehartigers en buren.

Als ons persoonlijke informatie wordt verstrekt met betrekking tot leden van de familie of medewerkers van een bewoner, gaan we ervan uit dat dit met hun medeweten en toestemming gebeurt.

We zullen de informatie die we verzamelen gebruiken en analyseren, zodat we onze diensten kunnen ondersteunen, verbeteren en ontwikkelen.

Het is belangrijk dat u ons zo snel mogelijk op de hoogte stelt van eventuele wijzigingen in uw persoonlijke gegevens, zodat we gemakkelijk contact met u kunnen opnemen en ervoor kunnen zorgen dat onze gegevens accuraat zijn. Van tijd tot tijd kunnen wij contact met u opnemen om de bewaarde informatie te beoordelen om er zeker van te zijn dat deze accuraat en passend is.

Als u van gedachten verandert over de mogelijkheid dat er contact met u wordt opgenomen nadat u uw contactgegevens aan ons heeft verstrekt, verzoeken wij u dat te doen Laat het ons weten.

Gegevens van aanvrager en bewoner (of huurder).

We verzamelen en bewaren persoonlijke informatie over huidige, voormalige en potentiële bewoners (of huurders) die in onze eigendommen wonen of toegang hebben tot onze ondersteuning en andere diensten. Dit kan informatie omvatten over leden van hun familie en mensen die met hen verbonden zijn.

Deze persoonsgegevens bewaren wij vanaf het moment dat een sollicitant wordt toegevoegd aan onze wachtlijst voor huisvesting, gedurende de periode dat hij of zij bij ons woont en minimaal één jaar nadat de huur eindigt.

Alle huurgegevens worden tot één jaar na het einde van de huur bewaard. Gegevens voor huurcontracten die eindigen met een schuld van £ 50 of meer worden vijf jaar bewaard.

Telefoongesprekken

Wij nemen geen telefoongesprekken op van of naar ons hoofdkantoor, maar onze telezorg alarm- en contactpartner buiten kantooruren neemt wel gesprekken op om uw veiligheid en beveiliging te garanderen, en voor de opleiding van hun personeel. SHS zal alleen vragen om deze opnames te horen als u een klacht indient over de manier waarop uw oproep is afgehandeld, als het personeel niet duidelijk is over wat er is gezegd en we elders geen duidelijkheid kunnen krijgen, en voor trainingsdoeleinden van het personeel.

Mail lijst

We houden een mailinglijst bij voor bewoners die ermee instemmen informatie en updates in digitaal formaat te ontvangen. Onze mailinglijst is niet beschikbaar voor niet-ingezetenen, behalve degenen van wie we weten dat ze namens een van onze bewoners pleiten.

Bewoners kunnen zich op ieder moment afmelden van de mailinglijst onze mail.

Media inhoud

Als u ons afbeeldingen of andere media verstrekt, hetzij via de website, hetzij op een andere manier, verzamelen wij uw naam en contactgegevens.

Door media naar ons te sturen, geeft u toestemming voor gebruik ervan op onze website, in onze nieuwsbrieven en andere publicaties, en voor andere publiciteit.

(Bij het aanbieden van media moet u vermijden dat u afbeeldingen aanlevert waarin locatiegegevens zijn opgenomen, aangezien bezoekers van de website mogelijk locatiegegevens uit deze afbeeldingen kunnen downloaden en extraheren.)

Enquêtes, interviews en evenementen

Als u deelneemt aan een SHS-gerelateerd onderzoek, interview of evenement of activiteit voor bewoners- of gemeenschapsbetrokkenheid, kunnen we de volgende persoonlijke gegevens verzamelen:

• uw naam en contactgegevens;
• informatie over u;
• jouw meningen; En
• gegevens over uw activiteiten in relatie tot de diensten die wij leveren.

Website analyse

We kunnen externe dienstverleners gebruiken om informatie te verzamelen over uw gebruik van onze website om te controleren en analyseren hoe onze website wordt gebruikt. Deze informatie is anoniem en bevat niets waarmee u persoonlijk geïdentificeerd kunt worden.

Cookies en inhoud van derden

Wij gebruiken cookies om informatie te verzamelen over hoe u onze website bezoekt en gebruikt, welke pagina's u bezoekt, hoe u op de site bent gekomen en waar u deze heeft verlaten.

Deze gegevens zijn anoniem en niet specifiek voor u. Het helpt ons uw website-ervaring te verbeteren door pagina's te identificeren waar mogelijk meer bezoekers de website verlaten of waar bezoekers mogelijk moeite hebben om de benodigde informatie te vinden.

Voor meer informatie over cookies en hoe wij ze gebruiken, zie ons cookiebeleid.

Content van andere websites:

Sommige artikelen op deze website kunnen ingesloten inhoud van derden bevatten (bijvoorbeeld video's, afbeeldingen, artikelen, enz.). Deze inhoud is afkomstig van andere websites en die websites kunnen gegevens over u verzamelen en cookies gebruiken om aanvullende tracking van derden in te sluiten om uw interactie met die ingesloten inhoud te monitoren, inclusief het volgen van uw interactie met de ingesloten inhoud als u een account heeft en ingelogd bent naar die website.

Onze cookiecontroles helpen voorkomen dat ingesloten inhoud zonder uw toestemming wordt geladen als deze afhankelijk is van cookies.

Hoe en waarom wij uw persoonsgegevens verwerken

In verband met het bewoner worden

Wanneer u zich aanmeldt om één van onze bewoners (huurders) te worden, vragen wij u een formulier in te vullen, zodat wij uw woonwensen kunnen beoordelen. Deze informatie is verplicht en we hebben een legitiem doel voor het opvragen van de informatie.

Om ons te helpen uw aanvraag te beoordelen, kunnen wij referenties verkrijgen van andere woningaanbieders of particuliere verhuurders, uw hypotheekverstrekker (als u een eigen woning bezit of heeft gehad), de politie, de reclassering, hulpverleners, maatschappelijk werkers, werkers in de geestelijke gezondheidszorg en kredietinformatiebureaus.

Als SHS-bewoner (huurder) hebben wij daarnaast uw bankgegevens en eventuele toeslag- en gemeentebelastinggegevens nodig. Deze informatie is verplicht en we hebben een legitiem doel om de informatie op te vragen, zodat we huurbetalingen kunnen innen.

Zodra u SHS-bewoner (huurder) wordt, wordt uw huisvestingsaanvraagformulier opgeslagen in uw gescande huurdossier en elektronisch opgeslagen. Tijdens uw huurperiode gebruiken wij uw contactgegevens om u informatie te sturen die wij aan u moeten verstrekken, zoals huurverklaringen.

In verband met het beantwoorden van uw vragen

We verzamelen informatie over u wanneer u contact met ons opneemt of onze diensten gebruikt, en we registreren details van eventuele daaropvolgende acties. Zo bewaren wij gegevens over reparaties en feedback van onze aannemers over hun afspraken, zodat wij kunnen vastleggen wat er is gebeurd, en leggen wij vragen over overdrachten en de verstrekte adviezen/informatie vast.

Gegevens over u en uw aanvraag bewaren wij maximaal vijf jaar na de aanvraag, of na uw huur als u bewoner bent. Dit is om ons te helpen effectiever te reageren op eventuele verdere vragen die u in de toekomst stelt.

Deze verwerking wordt overwogen noodzakelijk zijn voor de legitieme belangen van SHS, dat wil zeggen het verstrekken van informatie om het inzicht in de diensten die wij leveren te vergroten.

We kunnen ook analyses uitvoeren van de vragen die we ontvangen, inclusief het leggen van verbanden tussen vragen en de inhoud die we produceren. We doen dit om ons te helpen de kwaliteit en relevantie van onze communicatie te verbeteren, en om onze betrokkenheid bij bepaalde groepen te vergroten als onderdeel van ons werk om het bewustzijn van onze organisatie te vergroten.

Wanneer we deze analyse uitvoeren, verwijderen we uw persoonlijke gegevens – inclusief uw naam en contactgegevens – en concentreren we ons op de aard van uw vraag en alle details die u mogelijk heeft verstrekt over de diensten die u nodig heeft en uw algemene geografische locatie. De analyse heeft geen betrekking op u als individu: wij gebruiken de informatie niet om u als individu te identificeren, en de analyse is niet terug te voeren op u als individu.

Deze verwerking wordt overwogen noodzakelijk zijn voor de legitieme belangen van SHSen noodzakelijk zijn voor de vervulling van een taak van algemeen belang, dwz het vergroten van het bewustzijn van onze organisatie en wat we doen, en het delen van kennis die interessant is voor het publiek.

Met betrekking tot media-inhoud die u ons kunt sturen

De gegevens die wij verwerken, moeten door u worden verstrekt wanneer u media-inhoud met ons deelt. Hierin staan ​​uw naam en contactgegevens vermeld. Deze gegevens worden door SHS-medewerkers gebruikt om contact met u op te nemen in verband met de ingediende inhoud en het gebruik ervan.

Met uw toestemming kunnen wij uw inhoud op onze website en/of andere publicaties gebruiken met een overeengekomen publieke bronvermelding, zoals uw naam. We kunnen de media-inhoud en bijbehorende auteursrechtinformatie ook delen met onze partnerorganisaties.

Gegevens van u en uw inzending bewaren wij maximaal vijf jaar, na einde huur. Dit is zodat we de juiste documentatie van auteursrecht- en gebruiksovereenkomsten kunnen bijhouden.

Deze verwerking is op basis van uw toestemming. Dit betekent dat u ermee akkoord gaat dat wij uw gegevens voor dit specifieke doel mogen gebruiken. U kunt uw toestemming op elk gewenst moment intrekken. Wanneer u om toestemming wordt gevraagd, krijgt u ook informatie over hoe u uw toestemming kunt intrekken.

Met betrekking tot enquêtes, interviews, evenementen en activiteiten waaraan u mogelijk deelneemt

De gegevens die wij verwerken, worden door u verstrekt wanneer u deelneemt aan een interview, enquête, evenement of activiteit. Meestal bevat dit uw naam en contactgegevens, evenals mogelijk uw mening en mening over bepaalde onderwerpen die verband houden met SHS en de diensten die wij leveren. Met uw toestemming kunnen uw contactgegevens door ons team worden gebruikt om contact met u op te nemen in verband met het interview, de enquête, het evenement of de activiteit, en kunnen we uw mening, meningen en andere reacties analyseren als onderdeel van ons onderzoek en ontwikkeling.

Met uw toestemming kunnen we uw reacties op enquêtes, interviews, evenementen of activiteiten en/of input of onze analyse daarvan opnemen in publicaties die we voorbereiden. Deze publicaties zijn doorgaans beschikbaar voor het publiek en er kan op bepaalde evenementen naar worden verwezen. Wij kunnen, met uw specifieke toestemming, citaten aan u toekennen in onze rapporten, maar voor het overige zullen wij uw gegevens en meningen anoniem maken.

We kunnen audio-opnamen van interviews delen met een externe transcriptiedienst met als doel een transcriptie van het interview te maken. Deze derde partij zal hun eigen gegevensverwerkingsprocedures volgen als onderdeel van hun contract met ons en zal de gegevens voor geen enkel ander doel gebruiken.

We kunnen foto's maken bij evenementen en activiteiten die we organiseren, en deze afbeeldingen kunnen worden gebruikt op onze website, in onze brochures en ander publiciteitsmateriaal (zoals nieuwsbrieven), en we kunnen deze aan de media voorleggen voor publicatie in lokale kranten. Wanneer u SHS-bewoner (huurder) wordt, krijgt u een formulier ter ondertekening waarin u aangeeft of u het leuk vindt om op deze foto's te worden opgenomen. U krijgt altijd de mogelijkheid om tijdens onze evenementen niet op de foto te staan. Wanneer er groepsfoto's worden gemaakt, wordt u hiervan op de hoogte gesteld. Individuele foto's worden uitsluitend met uw toestemming gemaakt.

Deze verwerking is op basis van uw toestemming. Dit betekent dat u ermee akkoord gaat dat wij uw gegevens voor dit specifieke doel mogen gebruiken. U kunt uw toestemming intrekken tot twee weken nadat u een enquête heeft ingevuld of aan een interview heeft deelgenomen. Wanneer u om toestemming wordt gevraagd, krijgt u ook informatie over hoe u uw toestemming kunt intrekken, meestal door contact met ons op te nemen.

Hoe wij uw gegevens bewaren

Gegevens met betrekking tot uw vragen aan ons en onze antwoorden, en gegevens met betrekking tot de andere activiteiten die hierboven zijn beschreven, worden op verschillende manieren vastgelegd en bewaard in onze IT-huisvestingsbeheersystemen, in elektronische databases of andere archiveringsfaciliteiten die door ons team worden bewaard.

Wanneer u toestemming geeft om gecontacteerd te worden met verdere informatie over onze organisatie en de diensten die wij leveren, en wanneer u toestemming geeft om te worden toegevoegd aan onze mailinglijst, worden uw contactgegevens en informatie over uw interesses bewaard binnen onze IT-systemen en onze externe mailing. systeem.

Over het algemeen streven wij ernaar uw persoonlijke gegevens slechts zo lang te bewaren als nodig is voor de doeleinden van de hierboven beschreven verwerking, en eventuele secundaire doeleinden zoals audit-, regelgevende en wettelijke vereisten voor het bijhouden van gegevens. Onze contractanten zullen alle persoonlijke gegevens waarover zij beschikken, verwijderen aan het einde van hun contract met ons.

Wat gebeurt er als u bepaalde gegevens niet verstrekt?

Als u ervoor kiest om de hierboven beschreven gegevens niet te verstrekken, kunnen wij geen interactie met u aangaan met betrekking tot de bijbehorende activiteiten. Dit bevat:

• Wij kunnen geen contact met u opnemen over onze diensten of u uitnodigen voor evenementen of om deel te nemen aan enquêtes of interviews.
• Wij kunnen uw media-inhoud niet gebruiken.
• Wij kunnen uw ervaringen, standpunten en meningen niet meenemen in ons onderzoek en onze ontwikkeling.

Gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering

De door u verstrekte gegevens worden op geen enkele geautomatiseerde manier verwerkt, waarbij er zonder menselijke tussenkomst beslissingen over uw gegevens worden genomen, of er een profiel wordt aangemaakt op basis van de evaluatie van bepaalde zaken over u.

Doorgifte van uw gegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Wetten op het gebied van gegevensbescherming beperken ons vermogen om persoonlijke gegevens over te dragen naar landen buiten de EER (de landen die onderworpen zijn aan het EU-gegevensbeschermingsregime of zeer vergelijkbare wetten op gegevensbescherming). Dit is om ervoor te zorgen dat een consistent niveau van gegevensbescherming van toepassing is op uw gegevens in alle stadia van de verwerking, en dat u niet wordt blootgesteld aan extra privacyrisico's door de overdracht van uw gegevens. Overdracht van gegevens buiten het Verenigd Koninkrijk en de EER is alleen onder bepaalde omstandigheden toegestaan.

We hebben hierboven enige informatie gegeven over specifieke situaties waarin uw persoonlijke gegevens buiten het Verenigd Koninkrijk en de EER worden of kunnen worden overgedragen. Afgezien van deze situaties kan er in de volgende omstandigheden sprake zijn van een overdracht van uw persoonlijke gegevens buiten het Verenigd Koninkrijk en de EER:

• Wanneer we een cloudgebaseerd IT-systeem gebruiken om uw gegevens te bewaren, zoals voor transcriptie- en mailinglijstdiensten van derden, en de gegevens in de cloud worden opgeslagen op servers buiten het Verenigd Koninkrijk en de EER. In deze omstandigheden beschermen wij uw gegevens door passende controles uit te voeren op de beveiligingsniveaus die worden geboden door de cloudprovider en/of derde partij en door een contract met hen aan te gaan waarin bescherming van hetzelfde type en niveau wordt toegepast als vereist door de wetgeving inzake gegevensbescherming in het Verenigd Koninkrijk. en de EER.
• Wanneer u buiten het Verenigd Koninkrijk en de EER bent gevestigd en wij u e-mails of andere communicatie moeten sturen als onderdeel van een directe reactie op een van u ontvangen communicatie of voor de uitvoering van ons contract met u. In deze omstandigheden zegt de wetgeving inzake gegevensbescherming dat overdracht is toegestaan ​​met uw specifieke toestemming.

Uw rechten en hoe u deze kunt uitoefenen

Op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming heeft u verschillende rechten met betrekking tot onze verwerking van uw persoonlijke gegevens:

• Recht om geïnformeerd te worden: Voordat wij uw gegevens verzamelen, heeft u het recht om te weten hoe deze worden verzameld, verwerkt en opgeslagen, en voor welke doeleinden.
• Recht om toegang te vragen: Nadat wij uw gegevens hebben verzameld, heeft u het recht om toegang te vragen tot de persoonlijke gegevens die wij over u bewaren, en om informatie op te vragen over hoe wij deze verwerken en opslaan, en voor welke doeleinden.
• Recht op correctie/rectificatie: U heeft het recht om uw persoonsgegevens aan te vullen, te corrigeren en te laten verwijderen of blokkeren wanneer u dat wenst.
• Recht om verwijdering te verzoeken (om ‘vergeten’ te worden): Als u ons toestemming geeft om uw gegevens te verwerken, heeft u het recht om die toestemming in te trekken en om uw persoonlijke gegevens permanent uit onze systemen en bestanden te laten verwijderen, tenzij we een legitieme reden hebben om deze gegevens te bewaren.
• Recht op overdracht van uw gegevens (overdraagbaarheid): Wanneer wij gegevens verwerken die u aan ons heeft verstrekt, op basis van uw toestemming of indien nodig voor de uitvoering van een contract tussen ons, heeft u het recht om ons te vragen uw gegevens in een passend formaat aan u of aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te verstrekken in een veilige en veilige manier. Voor zover technisch mogelijk omvat dit ook het recht om de gegevens zonder uw tussenkomst rechtstreeks van de ene naar de andere verantwoordelijke te laten overdragen.
• Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens en wij moeten uw bezwaren inwilligen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.
• Recht op beperking van de verwerking: u mag de verwerking van uw gegevens beperken en wij moeten voldoen aan eventuele beperkingen die u oplegt, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.
• Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming en profilering: u heeft het recht om te voorkomen dat uw gegevens worden gebruikt om een ​​besluit over u te nemen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking, inclusief profilering.

Voor meer informatie over uw rechten, zie de Information Commissioner's Office (ICO) pagina over individuele rechten.

Op de meeste van deze rechten zijn enkele uitzonderingen of vrijstellingen van toepassing, afhankelijk van de doeleinden waarvoor gegevens worden verwerkt. We moeten bijvoorbeeld bepaalde gegevens bijhouden om ons in staat te stellen u de diensten te bieden waarvan u geniet en om te voldoen aan de vereisten van onze huisvestingstoezichthouder.

Het Information Commissioner's Office (ICO) adviseert ook dat individuen het recht hebben om persoonlijke gegevens te laten wissen en om verwerking in specifieke omstandigheden te voorkomen:

• Wanneer de persoonsgegevens niet langer nodig zijn in verband met het doel waarvoor ze oorspronkelijk zijn verzameld/verwerkt.
• Wanneer het individu zijn toestemming intrekt.
• Wanneer het individu bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen doorslaggevend legitiem belang is om de verwerking voort te zetten.
• Wanneer de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt (bijvoorbeeld anderszins in strijd met de AVG).
• Wanneer de persoonsgegevens moeten worden gewist om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Onder bepaalde omstandigheden kunnen wij weigeren de gegevens te wissen:

• Om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor de uitvoering van een taak van openbaar belang of de uitoefening van openbaar gezag.
• Voor volksgezondheidsdoeleinden in het algemeen belang.
• Voor archiveringsdoeleinden in het algemeen belang, wetenschappelijk onderzoek, historisch onderzoek of statistische doeleinden.
• Voor het uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

Als u vragen of opmerkingen heeft over onze verwerking van uw gegevens, of als u een van uw rechten wilt uitoefenen zoals hierboven beschreven, neem dan contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming via hallo@shsoc.org.uk, of door contact op te nemen met het kantoor op 020 8642 1500.

Toegangsverzoek onderwerp

Als u een formeel verzoek wilt indienen met betrekking tot de persoonlijke informatie die wij over u bewaren, bestaat hiervoor een proces onder de Data Protection Act 2018, bekend als een Subject Access Request (SAR).

Let bij het indienen van een SAR op het volgende:

• Het recht om toegang te vragen onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens 2018 is een individueel recht; we kunnen geen gezamenlijke verzoeken verwerken.
• U kunt ons schrijven om uw verzoek in te dienen en indien nodig zullen wij u een SAR-formulier ter beschikking stellen. Stuur uw verzoek naar: Gegevensbeheerder, Pat Shaw House, 13-19 Ventnor Road, Sutton, SM2 6AQ.
• Wij hebben een bewijs van uw identiteit en adres nodig en zullen dit bij ontvangst van uw verzoek aan u bevestigen.
• Wanneer wij uw verzoek ontvangen en uw identiteit naar onze tevredenheid hebben bevestigd, zullen wij binnen één kalendermaand reageren en uw gegevens verstrekken.

Naleving van de wetgeving inzake gegevensbescherming

Wij streven er altijd naar om duidelijk en volledig te reageren op eventuele zorgen die u heeft over onze verwerking en op verzoeken om de hierboven uiteengezette rechten uit te oefenen. We delen informatie wanneer dat nodig is om aan onze wettelijke vereisten te voldoen.

Als wij de Wet Bescherming Persoonsgegevens 2018 niet naleven en u daardoor schade lijdt, heeft u het recht om een ​​vordering tot schadevergoeding in te stellen.

Als u zich zorgen maakt over onze gegevensverwerking of van mening bent dat we de wetgeving inzake gegevensbescherming niet hebben nageleefd, heeft u het recht om een ​​klacht in te dienen bij de relevante toezichthoudende autoriteit, in Groot-Brittannië de Information Commissioner's Office (ICO).

Wijzigingen in ons privacybeleid

We kunnen dit beleid van tijd tot tijd wijzigen om wijzigingen in de manier waarop we werken of wijzigingen in de wetgeving inzake gegevensbescherming weer te geven. Wij streven ernaar om eventuele belangrijke wijzigingen onder uw aandacht te brengen; Wij raden u echter aan dit beleid indien mogelijk door te nemen, om er zeker van te zijn dat u op de hoogte blijft.

Deze voorwaarden zijn voor het laatst bijgewerkt op 28 februari 2024.