我们的隐私政策

关于我们

我们是萨顿住房协会 (SHS)，一家注册的社会住房提供商。 SHS 是根据 2014 年《合作社和社区福利协会法》（第 16614R 号）注册的慈善组织。我们的注册办事处为 Pat Shaw House, 13-19 Ventnor Road, Sutton, Surrey, SM2 6AQ。

有关 SHS 的更多信息，请访问我们的 '关于我们' 部分。

谁收集您的个人数据

我们萨顿住房协会自行收集和管理个人数据。

如果您对我们如何使用您的个人数据（以及您的相关权利）有任何疑问，请将其发送给我们的数据保护经理： 你好@shsoc.org.uk，或致电 020 8642 1500 联系办公室。

或者，您可以使用以下地址写信给我们：

萨顿房屋协会
帕特肖楼
文特诺路13-19号
萨顿, 萨里, SM2 6AQ

数据分享

我们仅在有必要提供您所需的服务时共享您的信息。

我们可能会与与我们合作的承包商或机构共享信息，例如地方当局、社会服务机构和其他社会房东。我们还会根据法律要求向相关组织披露信息。

我们的员工在“需要知道”的基础上限制对个人信息的访问——我们团队的每个成员只能访问与其角色和职责相关的信息。

请注意：

• 当我们的承包商需要对您的房屋进行施工时，您的姓名、地址和电话号码将被分享给他们。这还可能包括我们认为与提供此服务相关的敏感信息。例如，如果住户行走有困难，我们会建议承包商必须让住户有足够的时间来开门。
• 当前或转发地址可能会与公用事业公司和议会税务局共享，以确保帐单详细信息正确。
• 如果您违反任何租赁条件，有关您的信息可能会提供给授权的债务追偿机构，以便他们能够追回债务。这可能会影响未来的租赁、信贷和保险申请。
• 我们可能会与外债咨询机构、福利权利顾问、住房福利部门、工作和养老金部门或地方住房当局讨论您的财务状况、租金支付（包括任何欠款）以及任何福利索赔。建议和无家可归者预防团队确保正确支付福利。
• 我们可能会将您的联系信息传递给第三方，以代表我们进行调查和研究，以便我们收集反馈并改进我们为您提供的服务，例如居民满意度调查。第三方将受到我们制定的严格条款和条件的约束，并且不会与其他组织共享您的数据。如果您选择不参加调查，第三方将从其系统中永久删除您的数据。
• 我们可能会使用您的国民保险号码来验证您的通用信用申请并管理这些付款。我们还可能分享您的国民保险号码，以防止和调查欺诈性租赁和购买权申请。

除非法律要求或允许，否则未经事先相关同意，我们不会共享、出售或分发我们持有的任何信息。

面向社会住房租户的 CORE 隐私声明

萨顿住房协会与其他社会租赁住房提供商一样，与政府合作，确保在全国范围内收集数据，以支持未来的住房供应和决策。我们通过填写我们住房的每个新租户的核心数据来做到这一点。然后，该信息会以匿名格式返回到 CORE。

作为注册程序的一部分，我们住房的新租户将获得一份 CORE 新隐私声明的副本。 CORE 还制作了一份隐私声明，其中包含现有租户的信息，如下所示，我们希望您了解：

连续记录社会住房出租和销售 (CORE) 隐私声明

如果您的家庭在 1989 年之后进入新的社会住房租赁，社会住房提供者会与政府共享您的个人信息以用于研究和统计目的。该信息通过 CORE（连续记录）提供。

如何提供此信息

CORE 成立于 1989 年，最初只记录来自私人注册提供商的数据，但自 2004 年以来也记录了来自地方当局的租赁数据。它收集有关租户/买家、租赁/销售和住宅本身的信息。自 2015 年 XNUMX 月起，住房社区和地方政府部 (MHCLG) 负责 CORE 的管理。

为什么共享此信息

通过 CORE 收集的信息可能会与其他政府部门和机构共享，例如大伦敦管理局或家庭和社区机构。 CORE 数据提供商还可以通过 CORE 系统访问其组织的数据。数据仅出于研究和统计目的而共享。

这如何影响社会住房租户

它不会影响您获得的福利、服务或治疗。 共享的信息是匿名的，并依法谨慎处理。 我们正在收集和分享您的信息，以帮助我们更好地了解社会住房市场并为社会住房政策提供信息。

其他信息

CORE 数据是代表住房、社区和地方政府部 (MHCLG) 收集的，仅用于研究和统计目的。数据提供商不需要租户同意即可提供信息，但租户有权知道如何以及出于何种目的收集、持有和使用您的数据。处理必须有合法依据，在本例中，即处理是 执行为公共利益而执行的任务所必需的，以履行国王、国王部长或政府部门的职能.

您有权反对并有权获得您的数据正在处理的确认，并有权访问您的个人数据。 您还有权更正任何不正确的个人数据。

通过 CORE 收集的信息涉及您的租赁、您居住或购买的住宅以及您的家庭。有些信息可能是您作为租户在签署新租约或购买房产时提供的。其他信息是从社会住房提供者的住房管理系统中收集的。所收集的数据将根据研究和统计目的所需的时间保留。当不再需要时，数据将以安全的方式销毁。

我们知道收集的一些数据特别敏感，包括：种族群体；以前在医院或监狱的任职经历/批准的缓刑宿舍支持；如果家庭因出狱/长期住院/其他机构而离开最后定居的家；或者如果转介来源是缓刑/监狱、青少年犯罪小组、社区心理健康小组或卫生服务机构。请放心，通过 CORE 收集的所有信息都会按照所有相关的数据保护要求和准则进行处理。

MHCLG 每年以汇总形式发布数据，作为报告和补充表格的一部分。

要获取有关租赁的年度出版物，请 访问 Gov.UK 社会住房租赁页面.

要查看有关销售的出版物，请 访问 Gov.UK 社会住房销售页面.

CORE 数据仅出于研究和统计目的与其他公共部门机构共享。例如，与住房和社区机构以及大伦敦管理局共享数据，以便他们能够在提供充足的社会住房方面发挥作用。详细级别的数据经过匿名处理和保护，以最大限度地降低识别风险，并存储在英国数据档案馆用于研究目的。

如果您对本 CORE 隐私声明的任何方面或您的个人信息的处理方式不满意，请 联系 MHCLG 数据保护官。如果你还是不满意，你有权利 向信息专员办公室 (ICO) 提出投诉.

我们何时以及如何收集您的个人数据

我们通过多种方式收集信息，主要通过客户（或代表他们）填写的实体表格，但也通过我们网站上填写的表格，以及通过 Resident 应用程序、社交媒体发送给我们的信息，以查询我们通过我们的承包商接收。

我们的日常工作需要与我们的居民、为这些居民及其家人提供维持服务、支持和护理的法定和非法定组织以及与我们居民相关的人（例如作为家人、朋友、倡导者和邻居。

如果向我们提供与居民家庭成员或同事有关的个人信息，我们将假定他们是在知情并同意的情况下这样做的。

我们将使用和分析我们收集的信息，以便我们能够支持、改进和开发我们的服务。

如果您的个人信息发生任何变更，请务必尽快通知我们，以便我们能够轻松与您联系并确保我们的记录准确无误。我们可能会不时与您联系以审查所持有的信息，以确保其准确且适当。

如果您在向我们提供联系信息后改变主意不再联系，请 让我们知道.

申请人和居民（或租户）数据

我们收集并保存有关居住在我们的房产或获得我们的支持和其他服务的当前、前任和潜在居民（或租户）的个人信息。这可以包括有关其家庭成员和与他们相关的人的信息。

我们从申请人被添加到我们的住房等候名单之时起，在他们居住在我们这里期间，以及他们的租约结束后至少一年内存储这些个人数据。

所有租赁记录均在租赁结束后保留​​一年。以 50 英镑或以上债务结束的租赁记录将保留五年。

电话通话

我们不会对往返总部的电话进行录音，但我们的远程护理警报和非工作时间联系合作伙伴会录音，以确保您的安全和员工培训。仅当您对电话的处理方式提出投诉、工作人员不清楚所说内容且我们无法在其他地方获得澄清以及出于员工培训目的时，SHS 才会要求听取这些录音。

邮件列表

我们为同意接收数字格式信息和更新的居民维护一个邮件列表。我们的邮件列表不向非居民开放，除了我们认识的代表我们居民之一的倡导者之外。

居民可以随时通过以下方式取消订阅邮件列表 联系我们.

数码快乐

如果您通过网站或其他方式向我们提供图像或其他媒体，我们将收集您的姓名和联系方式。

通过向我们发送媒体，即表示您同意将其用于我们的网站、新闻通讯和其他出版物以及其他宣传。

（提供媒体时，您应避免提供嵌入位置数据的图像，因为网站访问者可能会从这些图像中下载和提取任何位置数据。）

调查、访谈和活动

如果您参加 SHS 相关调查、采访或居民或社区参与活动，我们可能会收集以下个人信息：

• 您的姓名和联系方式；
• 关于您的信息；
• 您的意见；和
• 有关您与我们提供的服务相关的活动的信息。

网站分析

我们可能会使用第三方服务提供商收集有关您使用我们网站的信息，以监控和分析我们网站的使用方式。该信息是匿名的，不包含任何可用于识别您个人身份的信息。

Cookie 和第三方内容

我们使用 cookie 来收集有关您如何浏览和使用我们网站、您访问哪些页面、您如何进入网站以及您离开网站的信息。

该数据是匿名的，并非特定于您。它通过识别更多访问者可能退出网站或访问者可能难以找到必要信息的页面，帮助我们改善您的网站体验。

有关 cookie 以及我们如何使用它们的更多信息，请参阅 我们的Cookie政策.

来自其他网站的嵌入内容

本网站上的某些文章可能包含第三方嵌入内容（例如视频、图像、文章等）。该内容来自其他网站，这些网站可能会收集有关您的数据，并使用 cookie 嵌入额外的第三方跟踪来监控您与该嵌入内容的交互，包括在您拥有帐户并登录的情况下跟踪您与嵌入内容的交互进入该网站。

如果嵌入式内容依赖于 cookie，我们的 cookie 控件有助于防止在未经您同意的情况下加载嵌入内容。

我们如何以及为何处理您的个人数据

关于成为居民

当您申请成为我们的居民（租户）时，我们会要求您填写一份表格，以便我们评估您的住房需求。该信息是强制性的，我们请求该信息有合法目的。

为了帮助我们评估您的申请，我们可能会从其他住房提供者或私人房东、您的抵押贷款机构（如果您拥有或曾经拥有自己的房屋）、警察、缓刑服务机构、支持人员、社会工作者、心理健康工作者获取参考资料和信用咨询机构。

作为 SHS 居民（租户），我们还需要您的银行详细信息以及任何福利和市政税信息。该信息是强制性的，我们有合法目的索取该信息，以便我们可以收取租金。

一旦您成为 SHS 居民（租户），您的住房申请表将存储在扫描的租赁文件中并以电子方式存储。在您租赁期间，我们将使用您的联系方式向您发送我们需要向您提供的信息，例如租金报表。

关于回复您的询问

每当您联系我们或使用我们的服务时，我们都会收集有关您的信息，并且我们将记录任何后续操作的详细信息。例如，我们存储维修详细信息以及承包商关于其预约的反馈，以便我们记录所发生的情况，并记录有关转让的查询以及所提供的建议/信息。

我们将在询问后或您租住后（如果您是居民）最多保留有关您和您的询问的详细信息五年。这是为了帮助我们更有效地回应您将来提出的任何进一步询问。

这个处理被认为是 SHS追求合法利益所必需的，即提供信息以增进对我们提供的服务的了解。

我们还可能对收到的询问进行分析，包括在询问和我们制作的内容之间建立链接。我们这样做是为了帮助我们提高沟通的质量和相关性，并帮助增加我们与特定群体的接触，作为我们提高组织意识工作的一部分。

当我们进行此分析时，我们会删除您的个人信息（包括您的姓名和联系信息），并重点关注您的询问的性质以及您可能提供的有关您所需服务的任何详细信息以及您的大致地理位置。分析与您个人无关：我们不会使用这些信息来识别您的个人身份，并且分析不会与您个人相关。

这个处理被认为是 SHS追求合法利益所必需的和 为公共利益执行任务所必需的，即提高我们的组织和我们所做的事情的认识，并分享公众感兴趣的知识。

关于您可能发送给我们的媒体内容

当您与我们分享媒体内容时，我们处理的数据应由您提供。它将包括您的姓名和联系方式。 SHS 工作人员使用此数据就所提交的内容及其使用与您联系。

经您许可，我们可能会在我们的网站和/或其他出版物上使用您的内容，并具有商定的公开归属，例如您的姓名。我们还可能与我们的合作伙伴组织共享媒体内容和相关版权信息。

我们将在租约结束后保留​​您和您提交的详细信息最多五年。这样我们就可以保留适当的版权和使用协议记录。

这个处理是 基于您的同意。这意味着您同意我们可以将您的数据用于此特定目的。您可以随时撤回您的同意。当您被请求同意时，您还将获得有关如何撤回同意的详细信息。

与您可能参加的调查、访谈、事件和活动相关

我们处理的数据是您在参加采访、调查、事件或活动时提供的。它通常包括您的姓名和联系方式，以及您对与 SHS 和我们提供的服务相关的某些主题的潜在看法和意见。经您许可，我们的团队可能会使用您的联系方式就采访、调查、事件或活动与您联系，并且我们可能会分析您的观点、意见和其他回应，作为我们研究和开发的一部分。

经您许可，我们可能会将您的调查、访谈、事件或活动回应和/或意见或我们对它们的分析纳入我们准备的出版物中。这些出版物通常会向公众开放，并可能在某些活动中被引用。经您明确同意，我们可能会在报告中引用您的言论，但否则我们将使您的数据和意见匿名。

我们可能会与外部转录服务共享采访录音，以便创建采访记录。作为与我们签订的合同的一部分，该第三方将遵循自己的数据处理程序，并且不会将数据用于任何其他目的。

我们可能会在我们组织的事件和活动中拍摄照片，这些图像可能会用在我们的网站、小册子和其他宣传材料（例如时事通讯）中，并且我们可能会将其提交给媒体以在当地报纸上发布。当成为 SHS 居民（租户）时，您将收到一份表格供您签名，以表明您是否愿意出现在这些照片中。您始终可以选择不出现在我们活动的照片中。当拍摄团体照片时，我们会通知您，并且只有在您同意的情况下才会拍摄任何个人照片。

这个处理是 基于您的同意。这意味着您同意我们可以将您的数据用于此特定目的。您可以在完成调查或参加采访后两周内撤回您的同意。当您被要求同意时，您还将获得有关如何撤回同意的详细信息，通常是通过联系我们。

我们如何保存您的数据

与您向我们提出的询问和我们的回复相关的数据，以及与上述其他活动相关的数据，通过各种方法捕获并保存在我们的 IT 住房管理系统、电子数据库或我们团队保存的其他归档设施中。

如果您同意我们联系您以获取有关我们组织和我们提供的服务的更多信息，并且您同意添加到我们的邮件列表中，您的联系方式和有关您兴趣的信息将保存在我们的 IT 系统和外部邮件中系统。

一般来说，我们的目标是仅在上述处理目的以及审计、监管和法律记录保存要求等任何次要目的所需的时间内保留您的个人数据。我们的承包商将在与我们的合同结束时删除他们拥有的任何个人数据。

如果您不提供某些数据会发生什么

如果您选择不提供上述任何数据，我们将无法就相关活动与您互动。这包括：

• 我们将无法就我们的服务与您联系，也无法邀请您参加活动或参加调查或采访。
• 我们将无法使用您的媒体内容。
• 我们将无法在我们的研究和开发中纳入或考虑您的经验、观点和意见。

使用自动决策或分析

您提供的数据不会通过任何自动化方式处理，这些方式涉及在没有任何人为参与的情况下对您的数据做出决策，或者根据对您的某些事情的评估来创建配置文件。

将您的数据传输到欧洲经济区 (EEA) 以外的国家/地区

数据保护法限制我们将个人数据传输到欧洲经济区以外的国家（受欧盟数据保护制度或非常类似的数据保护法约束的国家）的能力。这是为了帮助确保在处理的所有阶段对您的数据提供一致的数据保护级别，并且确保您不会因数据传输而面临额外的隐私风险。仅在某些情况下才允许在英国和欧洲经济区之外传输数据。

我们在上面提供了一些有关您的个人数据正在或可能被转移到英国和欧洲经济区以外的特定情况的信息。除这些情况外，在以下情况下，您的个人数据可能会被传输至英国和欧洲经济区之外：

• 我们使用基于云的 IT 系统来保存您的数据，例如用于第三方转录和邮件列表服务，并且云中的数据存储在位于英国和欧洲经济区以外的服务器上。在这种情况下，我们通过对云提供商和/或第三方提供的安全级别进行适当检查并与他们签订合同来保护您的数据，该合同适用英国数据保护法所要求的相同类型和级别的保护和欧洲经济区。
• 如果您位于英国和欧洲经济区以外，我们需要向您发送电子邮件或其他通信，作为对您收到的通信的直接回复的一部分或为了履行我们与您之间的合同。在这些情况下，数据保护法规定，在您明确同意的情况下允许传输。

您的权利以及如何行使这些权利

根据数据保护法，您拥有与我们处理您的个人数据相关的多项权利：

• 知情权： 在我们收集您的数据之前，您有权了解我们将如何收集、处理和存储这些数据以及出于什么目的。
• 请求访问权： 在我们收集您的数据后，您有权请求访问我们持有的有关您的个人数据，并请求了解我们如何处理和存储这些数据以及用于什么目的。
• 更正/纠正的权利： 您有权随时补充或更正您的个人数据，并有权将其删除或阻止。
• 请求删除的权利（被“遗忘”）： 如果您同意我们处理您的数据，您有权撤销该同意，并将您的个人数据从我们的系统和文件中永久删除，除非我们有合法理由持有这些数据。
• 传输您的数据的权利（可移植性）： 当我们根据您的同意或履行我们之间的合同所需处理您提供给我们的数据时，您有权要求我们以适当的格式向您或其他控制者提供您的数据。安全可靠的方式。只要技术上可行，这还包括在无需您参与的情况下将数据直接从一个控制器传输到另一个控制器的权利。
• 反对权： 您可以反对处理您的数据，我们必须遵守您的反对意见，除非有正当理由进行处理。
• 限制处理权： 您可以限制对您的数据的处理，我们必须遵守您设置的任何限制，除非有正当理由进行处理。
• 不接受自动决策和分析的权利： 您有权阻止您的数据被用来仅基于自动化处理（包括分析）来做出有关您的决定。

有关您的权利的更多信息，请参阅 信息专员办公室（ICO） 有关个人权利的页面。

大多数这些权利都受到一些例外或豁免的约束，具体取决于数据处理的目的。例如，我们需要保留某些记录，以便我们能够为您提供您享受的服务并满足我们的住房监管机构的要求。

信息专员办公室 (ICO) 还建议个人有权删除个人数据并在特定情况下阻止处理：

• 就最初收集/处理的目的而言，不再需要个人数据。
• 当个人撤回同意时。
• 当个人反对处理并且不存在继续处理的压倒一切的合法利益时。
• 个人数据被非法处理（例如违反 GDPR）。
• 为了遵守法律义务必须删除个人数据。

在某些情况下，我们可能会拒绝删除数据：

• 遵守法律义务或执行公共利益任务或行使官方权力。
• 为了公共利益的公共卫生目的。
• 用于公共利益、科学研究、历史研究或统计目的的存档目的。
• 行使或捍卫法律主张。

如果您对我们处理您的数据有任何疑问或疑虑，或者您想行使上述任何权利，请联系我们的数据保护官： 你好@shsoc.org.uk，或致电 020 8642 1500 联系办公室。

主题访问请求

如果您想就我们持有的您的个人信息提出正式请求，根据《2018 年数据保护法》，有一个流程，称为主体访问请求 (SAR)。

提交 SAR 时，请注意：

• 根据《2018 年数据保护法》，请求访问的权利属于个人权利，我们无法处理联合请求。
• 您可以写信给我们提出请求，如有必要，我们将为您提供一份 SAR 表格供您填写。请将您的请求发送至：Data Controller, Pat Shaw House, 13-19 Ventnor Road, Sutton, SM2 6AQ。
• 我们将要求您提供身份和地址证明，并在收到您的请求后与您确认。
• 当我们收到您的请求并满意地确认您的身份后，我们将在一个日历月内回复并提供您的信息。

遵守数据保护法规

我们将始终致力于明确、充分地回应您对我们的处理和行使上述权利的请求的任何疑虑。我们将在必要时共享信息以满足我们的法定要求。

如果我们未能遵守《2018 年数据保护法》，导致您遭受损失，您有权提出赔偿要求。

如果您对我们的数据处理有疑虑或认为我们未能遵守数据保护立法，那么您有权向相关监管机构提出投诉，在英国，该监管机构是 信息专员办公室（ICO）.

我们的隐私政策的变化

我们可能会不时修改本政策，以反映我们运营方式的变化或数据保护立法的变化。我们将致力于引起您注意的任何重大变化；但是，我们建议您尽可能查看此政策，以确保您了解最新情况。

这些条款最近更新于 28 年 2024 月 XNUMX 日。